Son muchas las áreas en donde una organización puede obtener un retorno de la inversión (ROI) inmediato y sustancial, con la implementación de un QMS basado en software. Hoy hablaremos de esos ahorros directos e indirectos derivados de la contratación de una solución tecnológica para la gestión de la calidad.
En algunas organizaciones se percibe el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), como un elemento abstracto, inanimado e inmaterial. Pero la realidad es que se trata de una estructura compleja, creada y manejada por personas, que necesita de un software para gestión de la calidad que garantice el cumplimiento continuo de los estándares de la norma.
Y son precisamente esas organizaciones las que han prescindido del uso de un software para gestión de la calidad y persisten en el uso del papel, o en el mejor de los casos, en el de herramientas tecnológicas aisladas y genéricas como lo son las hojas de cálculo.
La forma en que un software de gestión ISO puede colaborar con el cumplimiento de las cláusulas de la norma ISO 9001, es una cuestión recurrente en los profesionales de la calidad. La respuesta suele ser genérica y hacer referencia a las bondades de la automatización, la seguridad de la información y la visión global del estado del sistema que ofrecen estas soluciones tecnológicas.
Son muchas las organizaciones que han implementado uno o varios sistemas de gestión basados en normas ISO. La documentación de la información y la gestión de documentos en general forman parte esencial de la conformidad con los distintos estándares, pero también plantean la disyuntiva del título de nuestra entrada: ¿documentos ISO en la nube o en papel?
Muchos tendrán argumentos para defender la documentación en papel, como nosotros los tenemos para argumentar por los documentos ISO en la nube. Podría pensarse que es una cuestión de barrera generacional. Sin embargo, el tema es de tal importancia, que merece ser tratado a la luz de la evidencia y de la realidad de la tecnología en el siglo XXI.
Ya sea porque se ha decidido automatizar la gestión de la calidad, o porque la solución tecnológica actual no ofrece las funcionalidades apropiadas, se hace necesario elegir un software ISO 9001. La visibilidad de los incidentes, el control de la documentación, el acceso a la información, etc. son factores que se deben evaluar en el momento de tomar la decisión.
Los criterios para elegir un software ISO 9001 son muchos. Todos ellos deben ser evaluados con atención. Después de todo, lo que está en juego no es solo un Sistema de Gestión. Se trata de cumplir con los objetivos, la política y la estrategia de negocios de la empresa.
La gestión de la calidad obtiene grandes beneficios de las auditorías internas. Sin embargo, el tiempo es un recurso muy valioso, razón por la cual automatizar las auditorías internas se convierte en una prioridad.
Muchas organizaciones hacen una evaluación juiciosa entre los beneficios que ofrecen las auditorías y los costes en tiempo que implica aumentar el número de ellas. Automatizar las auditorías internas es una forma de optimizar los tiempos y, así, reducir costes.
Configuración o customización (personalización), esa es la disyuntiva. La tendencia del mercado hoy nos indica que las empresas prefieren configurar antes que personalizar. Pero no siempre fue así.
Hace un poco más de 10 años, las inversiones en personalizaciones que hacían las empresas representaban el 25% de los gastos en TI. Con el paso del tiempo, estos gastos se tornaron insostenibles y las personalizaciones demostraron ser innecesarias y repetitivas.
Mejorar la Calidad y satisfacer las exigencias, cada vez más complejas, de los clientes, son dos desafíos que afrontan las Organizaciones . Estas, además, deben cumplir con las normas sobre el uso de los ingredientes naturales, la responsabilidad social, la transparencia en los procesos de fabricación, etc.
El afán por fidelizar a los clientes y mantenerlos satisfechos, a la vez que se da a conocer los nuevos productos y se pretende el cumplimiento de las normas normativas e internacionales, puede terminar por comprometer la conformidad con la norma ISO 9001.
Las organizaciones que implementan sistemas de gestión, como ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001, pueden encontrarse con una gran ayuda si utilizan un software ISO para gestionar no conformidades. Esta herramienta, en reemplazo de las tradicionales hojas de Excel, puede evitar serios problemas al gerente del sistema de gestión, agilizar el proceso, y obtener evidentes oportunidades de mejora continua del sistema.
Una plataforma software de gestión de calidad ofrece la posibilidad de administrar y hacer seguimiento minuto a minuto del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Este tipo de soluciones se alimentan con el flujo de trabajo de la organización; cuentan con funcionalidades de enrutamiento inteligente para la adecuada gestión de procesos relacionados con la calidad en las diferentes áreas de la organización.
