Las hojas de cálculo son la primera aproximación hacia la automatización que tienen las organizaciones en su camino hacia el crecimiento. Sin embargo, esto no es suficiente, y pronto aparecen señales que advierten de que deberías reemplazar tus hojas de cálculo.
Sea porque la organización ha decidido automatizar o porque es el momento de cambiar la solución tecnológica actual, cuando llega el momento de escoger un software de gestión ambiental, hemos de hacernos algunas preguntas sobre las funcionalidades que debemos exigir al proveedor de la nueva plataforma.
Para tomar la decisión, al escoger un software de gestión ambiental, debemos tener claro que es lo que deseamos que haga la nueva aplicación que no haga el sistema actual, o que nos proporcione mayor valor para la organización. Recordemos que, al escoger un software de gestión ambiental, debemos priorizar las necesidades de la organización y del sistema de gestión ambiental.
Implementar un sistema de gestión ISO 9001 siempre será una labor que entraña dificultades, más aún cuando se trata de organizaciones de gran tamaño y complejidad. Dependiendo del tipo de organización, se trata de una tarea que puede tardar desde 6 meses hasta algo más de un año.
Implementar un sistema de gestión ISO 9001 requiere contar con personal que conozca la norma, pero también con recursos tecnológicos que permitan automatizar la gestión de la calidad, asegurando el cumplimiento de los requisitos del estándar.
ISO 9001:2015 deja muy claro que la gestión de riesgos ya no es una opción sino una necesidad. Tanto la norma, como el Anexo SL, plantean el concepto de acción preventiva y correctiva dentro de un proceso de evaluación que empieza por identificar controles de riesgo en ISO 9001.
Al identificar controles de riesgo en ISO 9001, estamos asumiendo un paso crítico dentro del pensamiento basado en el riesgo. Si deseamos que este tipo de pensamiento funcione, lo ideal es que los controles guarden proporción con la importancia, el impacto o la probabilidad de ocurrencia de un evento generador de riesgo.
El sistema de gestión de documentos basado en la nube de Kantan es una de sus funcionalidades más interesantes y que mayor utilidad presta en la automatización de sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, OHSAS 8001, ISO 45001 e ISO 14001.
Este eficaz sistema de gestión de documentos permite crear registros, adjuntar archivos de cualquier tamaño y formato, crear flujos de trabajo y enrutar un documento a través de las etapas de elaboración, revisión y aprobación.
Desde hace algunos años las organizaciones han optado por implementar sistemas de gestión de calidad basados en la nube. Se trata de tecnología que almacena datos e información en servidores fuera de las instalaciones de la organización, dejando así de lado el alojamiento en discos duros, equipo fijos u ordenadores de los usuarios.
Las contraprestaciones del sistema en cuanto a seguridad, movilidad y escalabilidad son sorprendentes. Los sistemas de gestión de calidad basados en la nube incluyen – aunque no se limitan a ellas – herramientas de big-data, sistemas de gestión integrada y copias de seguridad, entre otras. De esta forma, es posible administrar varios servicios en una plataforma centralizada, flexible y escalable.
La Seguridad y la Salud en el Trabajo cuentan con un nuevo estándar ISO desde este año 2018. Las novedades de la norma y lo complejo del tema del que se ocupa, hacen que las organizaciones piensen en contratar un software de gestión ISO 45001, como la mejor forma de atender los requisitos exigidos y obtener el mejor rendimiento del sistema, a la vez que se economizan esfuerzos y recursos.
Pero ¿cómo debe ser este software de gestión ISO 45001?, ¿cuáles deben ser sus características? Ese es nuestro tema de hoy. Conoceremos las 10 características más relevantes que deben considerar las organizaciones que optan por contratar un software de gestión ISO 45001. Veamos:
Las normas ISO soportan gran parte de los Sistemas de Gestión en organizaciones de todo el mundo. Establecen criterios y promueven las mejores prácticas en los diferentes procesos y procedimientos. El control de la documentación ISO es una de las herramientas más eficaces para el cumplimiento de estos propósitos, ya que estandariza la forma de gestionar la información, lo que permite contar con mejores procesos de capacitación y contribuye a mitigar los riesgos en todos los niveles.
El control de la documentación ISO cumple con los requisitos de la norma y facilita la gestión en los diferentes sistemas de calidad, medio ambiente, o salud y seguridad en el trabajo. Aunque los detalles específicos de cada norma varían según el tipo de organización y el sector en que se desenvuelve, el control de la documentación ISO, en general, aborda temas comunes:
Los procedimientos operativos estándar (POE) son documentos escritos de forma objetiva, que describen el paso a paso secuencial necesario para realizar una tarea de rutina, que a su vez forma parte de un procedimiento, que integra un proceso.
La gestión ambiental protege a los trabajadores en organizaciones de muchos sectores de la industria, ayuda a cumplir con normativas locales y mitiga el impacto de la operación de la organización en el medio ambiente. Los profesionales en el área, pueden utilizar un Software para Sistemas de Gestión Ambiental con el propósito de facilitar su tarea, siempre considerando como justificar el retorno de la inversión ante la Alta Dirección.
¿Cómo pueden hacerlo? Un Software para Sistemas de Gestión Ambiental basados en la norma ISO 14001 debe considerarse una inversión inteligente. Son muchos los factores materiales e intangibles que permiten determinar los beneficios del software, que representan un retorno económico de la inversión. Veamos algunos de ellos:
