Los fallos de control documental se encuentran entre las observaciones y causas de no conformidad más recurrentes en las auditorías de sistemas de gestión basados en normas ISO. Estos errores se pueden presentar en cada una de las siguientes etapas:
El control documental en ISO 9001 es uno de los requisitos de la norma necesarios para lograr la certificación. En su edición de 2015, la terminología al respecto ha variado: ahora se incluye dentro del término «información documentada» lo que venían llamándose «documentos» y «registros». El nuevo término se refiere a toda la información importante dentro de la organización que debe mantenerse organizada y controlada.
Los documentos, sean electrónicos o en papel, son componentes esenciales en cualquier sistema de gestión. Un software para gestionar documentos se hace imprescindible si tenemos en cuenta los requerimientos de captura, almacenamiento, conservación y recuperación que exigen los sistemas de gestión modernos.
Estos requerimientos sobrepasan por mucho las funcionalidades de las cuentas de correo electrónico, que pueden ser problemáticas como herramienta para gestionar la documentación. Mientras, un software para gestionar documentos también aumenta la productividad y garantiza la seguridad y confiabilidad de la información.
La gestión ISO plantea problemas estratégicos para las organizaciones derivados, en gran parte, de la creciente administración de documentos. Los beneficios de un sistema de gestión de documentos pueden ser la solución a muchas de esas complicaciones.
El deseo de cualquier organización es la supervivencia en el mundo de los negocios. Eliminar la gestión en papel y sustituirla por un software de gestión de documentos puede ser la clave. Esa elección permite crear sistemas abiertos, complejos y sostenibles, que interactúan entre sí. Posibilita planear, organizar, controlar y dirigir recursos de forma eficaz y emplear los métodos y las herramientas más adecuadas.
Los estándares ISO ofrecen muchos beneficios a las organizaciones. Pero la gestión de documentos ISO puede convertirse en un obstáculo para muchas de ellas. Un sistema efectivo para la gestión de documentos ISO resulta clave para alcanzar la conformidad con los requisitos de las normas y cumplir con las tareas a tiempo.
Son muchas las organizaciones que han implementado uno o varios sistemas de gestión basados en normas ISO. La documentación de la información y la gestión de documentos en general forman parte esencial de la conformidad con los distintos estándares, pero también plantean la disyuntiva del título de nuestra entrada: ¿documentos ISO en la nube o en papel?
Muchos tendrán argumentos para defender la documentación en papel, como nosotros los tenemos para argumentar por los documentos ISO en la nube. Podría pensarse que es una cuestión de barrera generacional. Sin embargo, el tema es de tal importancia, que merece ser tratado a la luz de la evidencia y de la realidad de la tecnología en el siglo XXI.
