Software de gestión de documentos ISO para mejorar los procesos y cumplir los requisitos ISO

Un software de gestión de documentos ISO garantiza que las buenas prácticas sobre gestión de documentos sean adoptadas en la organización, y así, se obtenga la mejora de los procesos. Según las normas ISO, solo las personas autorizadas pueden realizar cambios en la documentación que afecten a los procesos de producción.

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Además, todos los cambios deben registrarse y conservarse para futuras verificaciones. De este modo, cualquier organización encuentra en un software de gestión de documentos ISO una herramienta eficaz para controlar los cambios en los documentos.

¿Por qué utilizar un software de gestión de documentos ISO?

Obtener la certificación ISO es un gran logro. Pero poder mantener el sistema es un gran reto. Algunas organizaciones, que conservan procesos que involucran el papel o procesos híbridos (electrónicos y papel), deben saber que la gestión de documentos en esos casos requiere de mucha mayor atención.

Ese tipo de organizaciones suele desatender la gestión de documentos una vez que se ha obtenido la certificación, para retomarlo, con urgencia, cuando se acerca una nueva auditoría.

Los sistemas manuales, o basados en papel, son proclives al error y obligan a los empleados a invertir una gran cantidad de su tiempo en la gestión de documentos. Esta es una de las razones por las cuales las organizaciones consideran que mantener un sistema de gestión basado en normas ISO, demanda demasiado esfuerzo.

Generalmente, las versiones actualizadas de los documentos no están disponibles a tiempo, no se alcanza la conformidad con la norma, y es entonces cuando la organización considera contratar un software de gestión de documentos ISO.

Un software de gestión de documentos ISO aportará grandes beneficios a la organización:

• Manteniendo los procesos.
• Controlando la distribución de documentos.
• Aumentando la rentabilidad.

¿Cómo lo hace? El software de gestión de documentos ISO cuenta con características eficaces para lograr el cumplimiento y la conformidad con la norma.

Características de un software de gestión de documentos ISO

Profundizamos en 4 características fundamentales de un software de gestión de documentos ISO que garantizan su eficacia:

1. Acceso controlado

Para la gestión de documentos han de existir unas condiciones que garanticen la seguridad de los mismos:

• Protección de usuario – contraseña

Todos los sistemas requieren una combinación única de nombre, usuario y contraseña para cada usuario que tenga acceso al sistema. La contraseña debe ser alfanumérica, e incluso, algunos programas solicitan caracteres especiales o la combinación de mayúsculas minúsculas, para evitar la recreación lógica.

• Bloqueo para intrusos

Una cuenta debe ser bloqueada, si el usuario, o alguien que desea suplantarlo, intenta acceder con una contraseña errada. La función de bloqueo se activa cuando se presenta un número pre-configurado de intentos. Esto protege el sistema de accesos no autorizados. El administrador del sistema es la única persona que puede re-establecer una cuenta bloqueada.

• Restricciones de acceso a documentos

Una organización funciona con la suma de los aportes de cada uno de sus empleados. Cada uno de ellos, tiene una función, que puede o no requerir interacción con otro u otros empleados. Por lo tanto, es preciso establecer procedimientos de documentación infalibles que aseguren el acceso restringido al sistema, así:

• Visualización o acceso de solo lectura.
• Autoría o acceso de escritura.
• Aprobación.

Los usuarios pueden tener acceso a una o a todas estas funciones, dependiendo de la necesidad para el cumplimiento de sus responsabilidades con el sistema de gestión.

2. Gestión de documentos

Para mejorar la eficiencia de la gestión de una organización, los procesos deben ser iterativos. Por ello, la gestión necesita ser automatizada, lo cual se traducen en los siguientes beneficios:

• Independencia de la aplicación

Un software de gestión de documentos ISO necesita controlar documentos desde una variedad de aplicaciones de uso común tales como Word y Excel, pero también puede requerir archivos tipo imagen o vídeo.

• Gestión del ciclo de vida

Los documentos hacen un recorrido desde que son generados como borrador, pasando por las correcciones, la aprobación, hasta llegar a la publicación y el archivo. Este es el ciclo de vida de los documentos, en el que resulta de vital importancia que para cada etapa cuente con los accesos restringidos necesarios.

• Historia del documento

Todos los eventos relacionados con un documento deben ser registrados y conservados de forma automática. La accesibilidad a este historial de documentos, debe ser también restringida.

• Almacenamiento central y seguro

Los documentos deben almacenase de manera segura para garantizar el acceso solo a usuarios autorizados, pero también para preservarlos de la pérdida o destrucción.

3. Control automático de versiones

El control de versiones es una de las labores que mayor tiempo demanda, y es el punto en donde mayor error humano se presenta. Un sistema de control de documentos proporciona beneficios clave gracias a la automatización:

• Disponibilidad de la última versión

No deben existir dudas sobre la disponibilidad del documento como última versión. En todo momento, debemos estar seguros de cuál es esa versión.

• Enrutamiento automático

Cuando el documento requiera aprobación, revisión y otros cambios, las personas interesadas deben ser notificadas de manera automática.

• Reemplazo automático de documentos

Las versiones aprobadas más recientes de un documento deben reemplazar automáticamente las versiones anteriores. La versión obsoleta, por su parte, ha de ser conservada en el archivo.

• Notificaciones automáticas por correo electrónico

Proporcionan información a los usuarios cuando están obligados a realizar una tarea o necesitan estar al tanto de un evento. También alertan sobre revisiones, aprobaciones, solicitudes de cambios, rechazos…

• Historial de aprobación

Un documento puede estar en cualquier etapa de su ciclo de vida. Los gerentes pueden ver el estado de aprobación y el historial de cualquier documento en cualquier etapa.

• Publicación previa aprobación

Una vez que se apruebe el documento, debe publicarse para los usuarios que tienen derecho de acceso. Las versiones anteriores, deben ser reemplazadas y archivadas.

4. Administración fácil del sistema

Una administración fácil del software de gestión de documentos ISO garantiza que cualquier usuario pueda entender el funcionamiento de gestión del documento y los procedimientos mínimos de control documental, sin requerir avanzados conocimientos de tecnología.

Una administración fácil incluye:

• Enrutamiento configurado

Las reglas de enrutamiento dependen de los tipos de documento o el tipo de aprobación. Son opciones configurables, con atributos fáciles de entender.

• Derechos de acceso de usuarios configurables

El administrador del sistema podrá configurar los derechos de acceso de lectura y escritura para los diferentes tipos de documentos.

• Informe del sistema

Un generador de informes forma parte del software de gestión de documentos ISO. Esto ayuda a los administradores a crear informes con flexibilidad.

• Agrupación de documentos y derechos de acceso

Cuando se ha establecido un sistema de control de documentos, la responsabilidad de cada grupo de documentos o clase, necesita ser definida. Esto aumenta la eficacia del sistema, optimiza los recursos y hace que las personas desempeñen mejor su labor.

• Agrupación de documentos

Los documentos, dentro de un sistema de control, tienen un propósito. Muchos documentos tienen el mismo propósito y, por tanto, deben agruparse de forma lógica. Esto garantiza que los usuarios específicos puedan tener a acceso a los grupos de documentos.

• Lectores de documentos

El acceso a los documentos debe estar restringido a los usuarios que necesiten consultar el documento o hacer cambios sobre ellos, como parte de sus responsabilidades. La agrupación de documentos juega un papel principal en la determinación de los derechos de acceso.

• Autores de documentos

Los autores tienen responsabilidad de gestión sobre los documentos. Ellos son los autores, los creadores y son los encargados también de actualizarlos. Necesitan obtener reportes sobre las alteraciones, o propuestas de modificación de los documentos.

• Aprobadores de documentos

Ciertos documentos deben pasar por un proceso de revisión y aprobación. Los aprobadores aseguran que los documentos son precisos, y que cumplen con la finalidad para la que fueron redactados. Los aprobadores, por supuesto requieren permisos como lectores y autores.

Kantan, software de gestión de documentos ISO

Kantan es una solución tecnológica soportada en la nube, que cuenta con todas las características descritas aquí. Además, presenta las funcionalidades necesarias para asegurar el cumplimiento y la conformidad con las normas ISO 9001. ISO 45001 e ISO 14001.

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