Por qué un software para gestionar documentos y no el email

Los documentos, sean electrónicos o en papel, son componentes esenciales en cualquier sistema de gestión. Un software para gestionar documentos se hace imprescindible si tenemos en cuenta los requerimientos de captura, almacenamiento, conservación y recuperación que exigen los sistemas de gestión modernos.

Estos requerimientos sobrepasan por mucho las funcionalidades de las cuentas de correo electrónico, que pueden ser problemáticas como herramienta para gestionar la documentación. Mientras, un software para gestionar documentos también aumenta la productividad y garantiza la seguridad y confiabilidad de la información.

Los problemas del email en la gestión de documentos

Cada vez que enviamos un correo electrónico con un documento adjunto, creamos dos copias del documento. Una queda en nuestra bandeja de elementos enviados, y otra reposa en la bandeja de entrada del destinatario.

Si el destinatario contesta, tan solo agradeciendo el envío, se generan dos copias nuevas, con lo cual ya tendríamos 4 ubicaciones para el mismo documento. Cada una de ellas podrá ser descargada, revisada, corregida o alterada sin control alguno. Y también puede quedar olvidada en la bandeja hasta que alguien se le ocurra preguntar.

Bien es cierto que, con esfuerzo y tiempo, podrías mantener tu cuenta de correo electrónico bajo condiciones estrictas y controles adicionales; pero poco puedes garantizar con respecto a la seguridad de las otras cuentas a las que remites los documentos.

Y los problemas no terminan ahí. Una cuenta de correo congestionada hace muy difícil recuperar un documento en particular cuando es requerido. Y tampoco es imposible que se eliminen correos, bien desde el servidor cuando se satura la capacidad de almacenamiento o por despiste involuntario.

Los beneficios de un software para gestionar documentos

Muchos profesionales logran lidiar con los problemas que supone utilizar una cuenta de correo electrónico como herramienta para la gestión documental. Y probablemente lo hacen porque aún no han descubierto los beneficios de un software para gestionar documentos:

Capacidad de almacenamiento

Los costes administrativos crecen y lo hace también el gasto para almacenar documentos en papel y la saturación de la capacidad del correo electrónico. Un software para gestionar documentos, basado en la nube, ofrece espacio ilimitado, elimina costes de almacenamiento físico y garantiza la disposición y la integridad de la información.

Seguridad

La seguridad de los documentos es vital para cualquier organización, sin importar su tamaño. Una solución automatizada para la gestión de documentos proporciona control total sobre los documentos.

Los documentos administrados son altamente rastreables. Se puede comprobar en cualquier momento la fase en la que se encuentra cada uno y se pueden etiquetar para emitir alertas automáticas. Además, el acceso a los mismos se puede restringir según el usuario.

Disponibilidad y facilidad de recuperación

Buscar y recuperar documentos es una tarea que consume gran parte del tiempo de los profesionales. Esto representa tiempo y dinero. Una solución de gestión de documentos, eliminará esta dificultad, que está presente tanto en los archivos de papel como en los sistemas de gestión basados en cuentas de correo electrónico.

Un software para gestión de documentos también ofrece la oportunidad de acceder a la información de forma remota, desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Y permite el control de versiones, con lo que es posible recuperar versiones anteriores del mismo documento si es necesario.

Facilidad para comunicar y compartir

El intercambio de información y la colaboración pueden ser mucho más fáciles con un software para gestionar documentos. Con él se puede acceder a los documentos creados o capturados desde múltiples ubicaciones, obteniendo así mayor visibilidad de los procesos y permitiendo una mejor supervisión de los flujos de trabajo.

Y la posibilidad de dejar comentarios a otros usuarios en relación a un documento promueve una mayor fluidez en el trabajo asociado.

Kantan, software de gestión ISO basado en la nube

Kantan es un software de gestión ISO basado en la nube que cuenta con una biblioteca centralizada de documentos. Sus funcionalidades de gestión documental eliminan los problemas derivados del uso de cuentas de correo electrónico en ese sentido.Además, Kantan permite automatizar la gestión de sistemas de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

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