Por qué los sistemas de gestión ambiental tradicionales no funcionan (y qué hacer al respecto)

Los sistemas de gestión ambiental cumplen un rol definitivo en las organizaciones. Aseguran el cumplimiento de normativas gubernamentales, sobre todo en mercados altamente regulados. Pero lo cierto es que, por alguna razón, el objetivo principal de la norma ISO 14001, que no es otro que prevenir, eliminar o reducir los impactos ambientales, no se suele alcanzar.

¿Por qué los sistemas de gestión ambiental tradicionales no funcionan? Una razón recurrente para que esto ocurra es el uso de registros en papel o, en el mejor de los casos, hojas de cálculo. Incluso, algunas organizaciones han visto truncadas sus expectativas, al desarrollar soluciones tecnológicas propias que, debido a su rigidez, impiden escalar en la medida en que el crecimiento de la organización o los cambios en el contexto interno o externo así lo exigen.

Entonces, ¿qué podemos hacer al respecto? Antes de resolver este interrogante, demos una mirada a las razones por las cuales los sistemas de gestión ambiental ya no funcionan.

El funcionamiento de los sistemas de gestión ambiental tradicionales

En los sistemas de gestión ambiental tradicionales, sean basados en papel o en un software propio, cada área, cada departamento o cada ubicación de la organización crea y mantiene su propia base de registros por separado.

Esto genera lo que conocemos como “silos de datos”, que no es otra cosa que almacenes de información aislados, que no se relacionan entre sí y que no tienen en cuenta los factores internos y externos, siempre cambiantes, que afectan la gestión ambiental de la organización.

Estos “silos de datos” impiden obtener una imagen panorámica, integral, del desempeño del sistema. De este modo, la toma de decisiones se limita al conocimiento, siempre incompleto, que cada director de área o de departamento tenga de lo que sucede dentro de su perímetro.

Además, este no es el único problema. Los “silos de datos” hacen que el conocimiento sobre los sistemas de gestión ambiental se concentre fragmentado en empleados que, al abandonar su puesto de trabajo, lo llevan consigo.

Por supuesto, otro inconveniente es la demanda de tiempo en labores administrativas, derivadas de la falta de automatización. Los gestores ambientales reclaman porque suelen ocupar un porcentaje considerable de su trabajo en cumplir con tareas administrativas, que bien podrían destinar a realizar trabajos estratégicos.

Finalmente, los sistemas de gestión ambientales tradicionales tienen un enfoque reactivo. Esto significa que su fortaleza está en responder ante el impacto de un evento catastrófico, y no en la prevención. Por tanto, los fallos del sistema se evidencian cuando se presenta un incidente. El concepto de “proactividad” no existe en este modelo de gestión y la mejora del sistema se produce a un alto coste, ya que solo existe esta oportunidad cuando se presenta un accidente o incidente.

¿Cómo resolver el problema?

La alternativa es utilizar un software de gestión ambiental, que automatice la gestión, permita observar en todo momento lo que ocurre en cualquier área de la organización y relacione la información en todos los departamentos; y también emita alertas sobre el cumplimiento de tareas o acciones correctivas, establezca fechas límite para el cumplimiento de determinadas tareas y centralice la información en una biblioteca única de documentos.

Por supuesto, esta solución debe estar basada en la nube, para así permitir accesibilidad en todo momento y desde cualquier lugar, tan solo con un dispositivo que se conecte a Internet.

Una solución con estas características, ahorra tiempo, elimina la posibilidad del error humano, facilita el acceso a información confiable y segura y la creación de informes, permite hacer registros en el mismo momento que se identifica un riesgo potencial, e incluso, ofrece herramientas de auditoría de gran utilidad.

Kantan, un software para automatizar sistemas de gestión ambiental

Kantan es una solución tecnológica avanzada y sostenida en la nube. Permite automatizar sistemas de gestión ambiental basados en la norma ISO 14001 y también sistemas de gestión de la calidad según ISO 9001, o de la seguridad y salud en el trabajo conforme a ISO 45001.

Al ser una solución alojada en la nube, Kantan prescinde de los costosos y complejos procesos de instalación. Además, es un software de gestión ISO que escala a la par con las necesidades de tu organización.

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