Herramienta de implementación de proyectos ISO: cómo reemplazar la bandeja de email saturada por un sistema eficaz

Una cuenta de correo electrónico no es una herramienta de implementación de proyectos ISO eficaz. Aunque el mundo de los negocios, las organizaciones de todos los tamaños y la sociedad del siglo XXI tiene muchas razones para agradecer a los servidores de correo electrónico, lo cierto es que a la hora de pensar en una herramienta de implementación de proyecto ISO es preciso plantear otras opciones.

El almacenamiento en la nube, las notificaciones inteligentes, las plataformas online, son recursos que valoran las organizaciones modernas cuando comienzan a sentir las limitaciones que ofrece una cuenta de correo electrónico, sobretodo cuando se pretende utilizarla como herramienta de implementación de proyectos ISO.

Las deficiencias del correo electrónico como herramienta de implementación de proyectos ISO

En el campo que nos ocupa – el de la implementación de proyectos ISO -, una cuenta de correo electrónico ofrece pocas funcionalidades y sí, muchos obstáculos a la gestión. Veamos los principales:

1-) Dificultad para encontrar y acceder a la información: pasamos mucho tiempo buscando la información correcta entre cientos o miles de correos electrónicos. En el avance de un proyecto ISO es preciso recopilar, clasificar y etiquetar un número importante de documentos sobre los que recibiremos retroalimentación, se dará seguimiento o se diseñarán procesos, todo ello en periodos de tiempo muy cortos.

2-) Una cuenta de correo no es un administrador de proyectos: es probable que algunos usuarios aún utilicen las etiquetas de correos no leídos, correos importantes, correos no deseados, archivo, correos eliminados… esto requiere una labor de mantenimiento excesiva para mantener la bandeja de entrada limpia, que suele ocupar hasta dos horas diarias para el destinatario de la información.

3-) Una cuenta de correo electrónico no es un gestor documental: la generación de documentos en un proyecto ISO es el resultado del trabajo de un equipo de personas, produciendo decenas de versiones, revisiones, correcciones… Incluso para una excelente herramienta de implementación de proyectos ISO, la gestión documental puede convertirse en un verdadero reto.

4-) Dificultades en la comunicación: en algunas ocasiones, una discusión por correo electrónico entre dos personas puede llegar a un punto de acuerdo feliz. Pero, en la medida en que acceda un número mayor de personas al debate, el correo electrónico, como instrumento de comunicación, pierde eficacia y se convierte, por el contrario, en un elemento generador de discordia y confusión.

¿Cuál es la solución?… utilizar una herramienta de implementación de proyectos ISO eficaz, moderna, con almacenamiento en la nube, online y diseñada específicamente para este propósito.

Kantan – Una herramienta de implementación de proyectos ISO que responde a las necesidades de los profesionales

Kantan es una solución que automatiza la implementación de proyectos ISO, y que presta especial atención a la gestión de documentos durante el proceso. El software ofrece un Gestor Documental que dinamiza y automatiza la gestión de documentos haciendo uso de tres categorías de usuarios:

• Elaborador de documentos.
• Revisor de documentos.
• Aprobador de documentos.

La herramienta de Biblioteca de Documentos de Kantan soluciona el problema de las versiones y ediciones de documentos, ofreciendo siempre el documento actualizado y permitiendo a los usuarios acceder a él desde cualquier ubicación y en cualquier momento. De hecho, varios usuarios pueden acceder a un mismo documento en cualquier momento.

De esta forma Kantan se convierte en una herramienta de implementación de proyectos ISO eficaz y eficiente, pero también práctica, moderna y segura. Si estás interesado en conocer todas las posibilidades que el Software ISO online Kantan puede aportar a tu organización, no dudes en contactar con uno de nuestros asesores aquí.