Gestionar no conformidades en los estándares ISO usando una herramienta online

Las organizaciones que implementan sistemas de gestión basados en normas internacionales – ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, OHSAS 18001 -, pueden encontrar algunas dificultades a la hora de gestionar no conformidades en los estándares ISO.

Las no conformidades están relacionadas con los procesos que conducen a resultados insatisfactorios para las empresas y los clientes, y que no cumplen con los requisitos exigidos por las normas ISO. Gestionar no conformidades en los estándares ISO, es algo más que registrarlos o dejar constancia de ello. Utilizar una herramienta online de gestión ISO, puede ser una buena forma de realizar la labor cumpliendo con los requerimientos de las normas ISO y los objetivos organizacionales.

Gestionar no conformidades en los estándares ISO – ¿Qué dicen las normas?

¿Qué nos piden las normas ISO con respecto a la gestión de no conformidades?… Antes que nada, es bueno entender que las últimas versiones publicadas de normas ISO tienen requerimientos similares con respecto a la gestión de no conformidades basados en un enfoque de mejora continua del sistema:

1-) Corregir la no conformidad y formular un plan de acción para eliminar el impacto negativo de sus consecuencias.

2-) Evaluar si es necesario eliminar el proceso que dio origen a la no conformidad, como una forma de evitar la repetición de la falla.

3-) Implementar las acciones correctivas necesarias para evitar la repetición o disminuir el impacto negativo.

Utilizar una herramienta online para gestionar no conformidades en los estándares ISO

Registrar una no conformidad es una de los pasos que conforman la gestión. El registro, es una checklist definida por los gestores, debe contar como mínimo con la siguiente información:

• Código de la no conformidad.
• Nombre de la no conformidad.
• Número de la no conformidad.
• Lugar en el que se presentó – Centro de Trabajo -.
• Recurso – Máquina, Operario, Sector…-.
• Producto que afectó la no conformidad.
• Cantidad de productos afectados por la no conformidad.
• Unidad de medida de las cantidades de productos afectadas reportadas.
• Descripción de la no conformidad.
• Causa de la no conformidad.
• Responsable de la no conformidad.
• Perjuicio causado por la no conformidad.
• Acciones propuestas para el tratamiento de la no conformidad.

Se trata de un volumen importante de información, que puede incluso crecer de acuerdo con los criterios y las necesidades de los encargados del sistema. Está claro que el uso de una hoja electrónica no es la solución. Utilizar una herramienta online, que nos permita incorporar esta información y nos ofrezca funcionalidades prácticas para su tratamiento, es sin duda el camino a seguir.

Funcionalidades necesarias para gestionar no conformidades en los estándares ISO

La capacidad de registrar la información detallada de la no conformidad, vista en el apartado anterior, resulta importante a la hora de evaluar una herramienta online. Pero no es la única funcionalidad que debemos considerar:

• Organizar las no conformidades: mantener el control de todas las no conformidades, en una ubicación unificada, con la información detallada siempre disponible para todos los miembros del equipo, desde cualquier lugar.
• Notificaciones sobre retrasos: realizar seguimiento a las actividades, obteniendo informes y alertas sobre acciones que estén retrasadas y sobre los responsables de ellas.

• Asignar responsabilidades: asignar responsables para planes de acción, verificación de resultados y equipos de trabajo general.

• Registro de las acciones correctivas: los planes de acción, las acciones correctivas y las buenas prácticas de gestión también deben ser registradas en la herramienta online.

• Conocer los costes de las no conformidades: es muy importante conocer el impacto económico originado por las no conformidades encontrada dentro de cada proceso en una organización.

• Implementar herramientas para el análisis de causa: el diagrama de espina de pescado, por ejemplo, permite encontrar la raíz del problema y así, eliminarla para evitar la no repetición.

• Recibir notificaciones automáticas: recibir notificaciones automáticas sobre retrasos, aprobaciones, comentarios y cambios en las ocurrencias y planes de acción.

Kantan – Una herramienta online para gestionar no conformidades en los estándares ISO

Kantan es un software que permite gestionar no conformidades en los estándares ISO, que hace posible registrar los eventos, ver cuales problemas han sido resueltos y conocer el estado de aquellos que no han tenido solución.

Kantan ofrece almacenamiento en la nube, Gestión de Documentos, posibilidad de ser utilizado por varios usuarios desde cualquier tipo de dispositivos, gestión de proyectos ISO y una completa funcionalidad para gestionar riesgos y todo el sistema de gestión ISO de forma fácil e intuitiva.

Para conocer más detalles sobre la operación de esta herramienta, no dudes en solicitar más información a nuestro equipo de consultores.