Gestión de no conformidades más eficaz con un software ISO

Una inadecuada gestión de no conformidades puede acarrear graves consecuencias para una organización, sobre todo en aquellas que están comprometidas con la adopción de sistemas basados en normas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.La gestión de no conformidadesadecuada y eficaz, en estos casos, puede evitar costes y daños en su reputación al abrir la puerta al cumplimiento y a la mejora del sistema.

​

Todos podemos estar de acuerdo en la necesidad de una gestión de no conformidades eficaz, pero ¿cómo conseguirla?

Gestión de no conformidades eficaz

La no conformidad, en el lenguaje ISO, se define con el incumplimiento de uno o más requisitos. Cuando los procesos de una organización no se ajustan a lo solicitado por una norma ISO, se presenta una no conformidad que debe ser gestionada, implementando medidas que solucionen el problema.

Una organización que tenga la certificación ISO 9001, por ejemplo, debe cumplir con una serie de requisitos y pautas. En el caso de que uno de los requisitos obligatorios no se cumpla, la organización es considerada no conforme.

La no conformidad puede aparecer tanto en un procedimiento individual, como en un proceso que influya directamente en el producto final. No obstante, no todas las no conformidades requieren emprender acciones correctivas o modificar estructuralmente los procesos para corregirlas con la misma prioridad.

Básicamente se distinguen dos tipos de no conformidades:

• Un incumplimiento menor es un evento o acción que está fuera de los requisitos de la norma ISO, pero que tiene consecuencias sobre el resultado final, siendo estas consecuencias igualmente menores.
• Un incumplimiento importante ocurre cuando se presenta una vulneración grave del sistema de gestión que extiende sus efectos hacia los demás requisitos solicitados por la norma ISO.

Los problemas en la gestión de no conformidades

Los profesionales ISO conocen la importancia de gestionar con prontitud y de forma eficaz las no conformidades, especialmente las graves, que usualmente, son identificadas en los procesos de auditoría interna. Algunas organizaciones han dispuesto procesos y sistemas para abordar las no conformidades, pero estos no siempre responden a las expectativas y a la urgencia previstas.

El hallazgo de una no conformidad se redacta en el informe de auditoría. No es excepcional que suela perderse en la maraña de documentos del escritorio de un director de área, con muchas ocupaciones. También es habitual el extravío del documento en la avalancha de correos electrónicos. Esto frena esa respuesta que de por sí tendría que ser inmediata.

Además, pocas organizaciones utilizan un formato estandarizado, lo que hace que la trazabilidad del documento sea aún más difícil y se generen aún más problemas.

Otros muchos sistemas empleados tienen la capacidad de identificar y priorizar estos informes en un primer momento, pero se quedan cortos a la hora de escalar en la misma proporción en que la organización crece.

El proceso para la gestión de no conformidades eficaz

Cuando se identifica una no conformidad en una organización, hay algunas cosas que deben suceder para que todos vuelvan pronto a la normalidad. En primer lugar, el personal de auditoría completa el informe de auditoría donde figuran los hallazgos. Asimismo, se establece un plan de acción con las acciones correctivas pertinentes para solventar esas no conformidades.

Para crear un informe detallado y efectivo, existen cuatro puntos principales que deben abordarse:

• Requisito que no se está cumpliendo (mencionar cláusula).
• Evento, acción, procedimiento o proceso que ocasiona la no conformidad.
• Plan de acción para prevenir problemas futuros.
• Detalle de la acción que se tomará para corregir el problema.

Pero además de generar un informe adecuado, este documento generalmente debe pasar diferentes fases, someterse a revisiones y correcciones. La intención es que pueda ser constructivo e integrar aportaciones o comentarios en colaboración. Debe pasar de unas manos a otras hasta ser aprobado finalmente. Y por su puesto, es preciso que se implementen las acciones consideradas y se realice un seguimiento de verificación.

En todo esto la automatización se convierte en la manera idónea de afrontar este proceso de su principio a fin, aportando gran agilidad y control en el mismo.

Kantan, automatización para una gestión de no conformidades eficaz

Los beneficios de la automatización para la gestión de no conformidades comienzan desde la misma auditoría. Un software como Kantan ayuda a definir y cumplir el programa de auditoría. Después, esta solución tecnológica es clave en la elaboración del informe, ya que posibilita la localización inmediata y desde cualquier lugar de la información necesaria.

Pero además, un software con funcionalidades de gestión documental, como este, posibilita un control total de accesos y versiones favoreciendo la colaboración y facilitando el paso por distintas etapas hasta la aprobación final.

Por último, Kantan permite llevar un control preciso del desarrollo del plan de acción y el seguimiento, con el objetivo de garantizar que la gestión de no conformidades llegue a su fin con éxito.

Esta solución tecnológica modular, basada en la nube, se encuentra especializada en la automatización de sistemas de gestión basados en ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001. Ahora puedes participar en una de nuestras DEMO periódicas.

​