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El control de la documentación ISO como base de las normas ISO
Las normas ISO soportan gran parte de los Sistemas de Gestión en organizaciones de todo el mundo. Establecen criterios y promueven las mejores prácticas en los diferentes procesos y procedimientos. El control de la documentación ISO es una de las herramientas más eficaces para el cumplimiento de estos propósitos, ya que estandariza la forma de gestionar la información, lo que permite contar con mejores procesos de capacitación y contribuye a mitigar los riesgos en todos los niveles.
El control de la documentación ISO cumple con los requisitos de la norma y facilita la gestión en los diferentes sistemas de calidad, medio ambiente, o salud y seguridad en el trabajo. Aunque los detalles específicos de cada norma varían según el tipo de organización y el sector en que se desenvuelve, el control de la documentación ISO, en general, aborda temas comunes:
Control de la documentación ISO: Temas comunes
Analicemos algunos temas comunes compartidos por varios estándares en lo relacionado con el control de la documentación ISO son:
El pensamiento basado en el riesgo
El riesgo está presente en la gestión de la calidad, en normas como ISO 14001, ISO 45001 e ISO 31000. En estas normas el pensamiento basado en el riesgo actúa como base de todas las operaciones y está presente en la planificación de los procesos.
Los requisitos de riesgo se encuentran en varias cláusulas de estos estándares, abordando temas como el contexto de la organización, la planificación, la evaluación del desempeño, la mejora continua y, por supuesto, el control de la documentación ISO.
Procesos documentados
Las normas ISO requieren que las organizaciones establezcan un enfoque sistemático en sus procesos. Dos de las áreas que mayor impacto tienen que ver con:
- Documentación de los procesos: las normas ISO requieren que las organizaciones documenten con precisión sus procesos, describiendo con detalle la forma en que se ejecutan. Esto significa que es necesario documentar los procedimientos de calidad, por ejemplo, el papel que desempeñan los diferentes empleados en los sistemas de gestión, e, incluso, las investigaciones para el desarrollo de nuevos productos y el desempeño de un software que automatice la gestión de normas ISO.
- Entrenamiento de empleados: un programa de capacitación y formación adecuado a las necesidades de la organización, es la mejor forma de que los empleados conozcan las normas ISO y cumplan sus requisitos. Así, los empleados recibirán capacitación en los temas adecuados, de acuerdo con su función dentro de uno u otro sistema de gestión.
¿Cómo soporta los estándares el control de la documentación ISO?
Centralizar y automatizar la gestión de documentos, contribuye a mitigar los riesgos, facilitando el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO. El control de documentos automatizado facilita la implementación de un programa de capacitación de empleados, lo cual es un primer y muy importante paso dentro de la gestión de riesgos.
Los responsables de la gestión de riesgos son notificados automáticamente de los cambios en las políticas y procedimientos, los nuevos requerimientos en programas de capacitación o cualquier otro cambio relevante para el sistema de gestión.
Un programa de capacitación eficaz, permite que los empleados estén siempre alienados con las políticas de la organización y con el propósito de prevenir, disminuir y eliminar riesgos.
¿Por qué estandarizar el control de documentos?
Para poder seguir la trazabilidad de los productos, todos los procesos deben documentarse de manera organizada y esta información debe ser accesible en todos los niveles de la organización.
Un sistema automatizado de control de documentos hace que esto sea posible, a la vez que utiliza notificaciones automáticas para alertar a los interesados sobre cambios, actualizaciones o la creación de nuevos documentos.
La automatización del control de la documentación ISO no es solo una parte importante de los sistemas de gestión, sino una buena práctica comercial que promueve mayor visibilidad en las operaciones, los procesos y los productos.
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