Consejos para mejorar la gestión de documentos ISO

Los estándares ISO ofrecen muchos beneficios a las organizaciones. Pero la gestión de documentos ISO puede convertirse en un obstáculo para muchas de ellas. Un sistema efectivo para la gestión de documentos ISO resulta clave para alcanzar la conformidad con los requisitos de las normas y cumplir con las tareas a tiempo.

La automatización es, sin duda, el camino a seguir. Además, ofrecemos 5 consejos que pueden ser de gran ayuda para las organizaciones que afrontan problemas de este tipo.

Consejos para mejorar la gestión de documentos ISO

La gestión de documentos ISO es elemental para el alcance de los objetivos propuestos por el sistema, por la norma y por la organización. Para mejorarla, podemos implementar las siguientes 5 estrategias:

1. Implementar un sistema de gestión de documentos ISO

Se trata de un sistema electrónico que tiene la capacidad de administrar, rastrear y almacenar documentos en formatos digitales o, también, copias de documentos en papel que han sido digitalizadas.

En entornos en los que se trabaja a diario con grandes volúmenes de documentos en papel, un sistema electrónico para la gestión de documentos ISO es, por lo menos, una aproximación a la automatización que conformaría el modo más eficaz de solucionar los problemas de documentación.

2. Utilizar convenciones y nomenclaturas estandarizadas

Según aparecen nuevos documentos en el sistema de gestión ISO, es necesario asignarles un nombre que los identifique con certeza. Esto hace que sea más fácil, para todos los interesados, localizarlos en el momento en que se requieran.

Pero podemos ir más allá. El interesado, podría saber a qué área pertenece un documento y tener una idea aproximada de su contenido con solo ver el nombre. Por ello, podemos considerar incluir la siguiente información en los nombres de los archivos:

• Nomenclatura de dos a tres letras que haga referencia al área o departamento al que pertenece el documento.
• Número de 6 cifras que indique la fecha de creación del documento.
• Una palabra descriptiva que indique de forma genérica el tema que trata el documento.

3. Definir una estructura de carpetas

Al igual que el uso de nomenclaturas y convenciones, ubicar los documentos en carpetas, según su origen, su contenido o su fecha de creación, es también una estrategia útil para organizar los archivos y hacer un correcto seguimiento de ellos.

No existe una sola forma de organizar las carpetas. Para una organización con muchas sucursales, parecería que la forma más lógica sería por cada ubicación. Sin embargo, alguien que buscara una directriz sobre Recursos Humanos tendría que recorrer los archivos sobre la cuestión en todas las ubicaciones para tener la certeza de que ha encontrado el documento correcto.

Tal vez, considerar una estructura de carpetas por áreas, subcarpetas por temas y finalmente por fechas, parecería más indicado. E independientemente de la estructura elegida, conviene asegurarse que esta sea simple, ágil y fácil de usar.

4. Evitar el uso de cuentas de correo electrónico para la gestión de documentos

El correo electrónico es una herramienta muy útil en la comunicación dentro de la organización y desde fuera de ella. Sin embargo, no ha sido creada o diseñada para administrar documentos.

En una cuenta de correo electrónico es muy difícil localizar archivos y nunca será posible saber si estamos consultando una versión aprobada y actual. Esto sin hablar de los problemas de seguridad que afrontan documentos clasificados que han sido generados para ser vistos solo por administradores o la alta dirección.

Nuevamente, este es un problema que sería muy fácil resolver utilizando un sistema automatizado que tenga entre sus funcionalidades la gestión de documentos ISO.

5. Utilizar el control de versión de documentos

Nada puede desanimar más a un profesional que avanzar en una tarea ardua, diseñando estrategias y políticas, para darse cuenta al final de que ha perdido su tiempo. Esto puede ocurrir al trabajar con información desactualizada.

Usar el control de versiones permite rastrear los cambios de un documento, ver o restaurar una versión anterior, o comprender la evolución de la información a través del tiempo. También permite saber quién y cuándo ha efectuado cambios sobre un documento. El control de versión también evita que las personas realicen modificaciones sin autorización.

Kantan, un software con funcionalidades para la gestión de documentos

Una de las más útiles funcionalidades del software de gestión ISO basado en la nube de Kantan es su Biblioteca Centralizada de Documentos. Esta permite controlar versiones, admite múltiples formatos, relaciona documentos con otros elementos del sistema, restringe el acceso cuando es necesario y facilita la consulta.

Además, Kantan puede automatizar la gestión de sistemas de calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001) y seguridad y salud en el trabajo (ISO 45001). Para aprovechar todas sus funcionalidades, incluida una óptima gestión de documentos ISO, solo tienes que elegir el mejor plan para tu organización.