Consejos para agilizar el proceso de implementación de ISO

Las organizaciones que quieren alcanzar la excelencia, sea cual sea su tamaño o el sector económico en que se desarrollen, tarde o temprano se ven enfrentadas a la necesidad de emprender un proceso de implementación de ISO, para estandarizar y dotar de una estructura y funcionamiento fiable sus Sistemas de Gestión, bien sean de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo o Medio Ambiente.

Prepararse para un proceso de implementación de ISO puede ser una tarea abrumadora y estresante, sobre todo cuando la labor debe iniciar desde cero. Factores como el tamaño, la complejidad de la organización, los elementos internos y externos que la impactan, el conocimiento y la cultura, deben ser evaluados en mayor o menor medida, dependiendo del estándar a implementar.

Si este es tu caso, y no tienes idea sobre cómo iniciar el proceso de implementación de ISO, acompáñanos en este breve recorrido por los pasos clave que te permitirán lograr el objetivo con relativa facilidad.

Consejos para facilitar el proceso de implementación de ISO

Lo primero que tienes que hacer es entender que esta es una tarea que no puedes hacer solo. Ni siquiera tú, acompañado de otras dos o tres personas. Es necesario que conformes un equipo de trabajo multidisciplinario, en el que, en lo posible, puedas encontrar algo de experiencia y conocimiento acerca del proceso de implementación de ISO. A continuación, puedes seguir los siguientes pasos:

Conocer la norma a implementar

El primer paso es sin duda conocer a fondo la norma que se pretende implementar, su alcance, su propósito y sus requisitos. Todos los miembros del equipo de trabajo responsable del proceso de implementación de ISO deben tener una copia del texto de la norma, junto con sus anexos y, de ser posible, literatura redactada por especialistas en la que se precisen algunos términos y se aclaren algunas dudas.

Informar a todos los interesados

El proceso de implementación de ISO no incumbe tan solo a la Alta Dirección o a los miembros del equipo de trabajo. Es necesario que todos los empleados de la organización, sobre todo los que se consideren parte interesada en el Sistema de Gestión, estén informados sobre el avance de la tarea, los beneficios que aportará y la colaboración que se espera de ellos para el éxito del proyecto.

Preparar la documentación

El tercer paso, que puede ser uno de los más complejos por cuanto ya se entra en materia de implementación, es preparar la documentación. Es necesario entender cuál es la documentación que necesita la organización para cumplir los requisitos de la norma respectiva, e identificar cuáles documentos ya están disponibles y cuáles tendrán que ser redactados y aprobados.

En este punto, el proceso de implementación de ISO puede parecer burocrático, pero lo cierto es que al avanzar el camino entenderemos la importancia de todos y cada uno de los documentos.

Analizar la situación actual de la organización

La evaluación de la documentación nos proporciona una visión sobre el nivel de cumplimiento de la organización con la norma. Es bueno entender que algunas organizaciones, aunque no hayan implementado ningún Sistema de Gestión basado en normas ISO, naturalmente han desarrollado prácticas y procesos que dan cumplimiento a uno o varios requisitos de los estándares.

Por eso, es necesario que se haga una evaluación de cumplimiento – Análisis GAP – y de paso, se identifiquen fortalezas y debilidades.

Mapear los procesos

Establecer y registrar los procesos actuales para conocer las relaciones entre los departamentos y cómo los procesos interactúan y fluyen dentro de la organización. Esto permite a la organización planificar la implementación de nuevos procesos en cada área, departamento y ubicación.

También te puede ser de utilidad nuestro artículos acerca de Cómo crear un mapa de procesos para tu empresa.

Hacer auditorías internas

La auditoría interna es factor clave en el proceso de implementación de ISO, ya que a través de ella la organización evalúa el cumplimiento, detecta no conformidades y puede diseñar e implementar acciones correctivas y de mejora continua.

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La automatización del proceso de implementación de ISO permite gestionar cada área del Sistema, controlar la documentación, realizar análisis de riesgos, identificar no conformidades, mapear procesos, planificar auditorías…

Una herramienta tecnológica basada en la nube es sin duda la mejor forma de agilizar y garantizar el éxito de un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión basado en normas ISO.

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