Comparativa de costes: Auditoría de procesos automatizada VS manual

La automatización es uno de los retos principales para las organizaciones que viven la transformación digital. La auditoría de procesos automatizada en particular, representa interesantes ventajas con el modelo manual para la misma tarea.

Parece lógico que esto sea así y además hay diversas razones que lo sustentan. En ese sentido, presentamos una comparativa entre costes de la auditoría de procesos automatizada vs la auditoría manual.

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Auditoría de procesos automatizada VS auditoría manual

Para establecer los costes reales en que se incurre cuando se realiza una auditoría manual, y compararlos con los que se deben asumir para la práctica de una auditoría de procesos automatizada, es preciso considerar cuatro tipos de costes:

1. Costes administrativos

Dentro de los costes derivados de realizar una auditoría de procesos automatizada o manual, se encuentran los administrativos. Básicamente involucran los costes del personal que realiza las actividades necesarias para adelantar la labor con éxito.

Dentro de esas actividades encontramos:

• Elaboración del calendario y cronograma de la auditoría.
• Envío de mensajes y recordatorios a los empleados que participarán en la auditoría.
• Elaboración de listas de verificación.
• Registro de la información recabada durante la auditoría para la producción de informes finales.
• Producción de informes.

Un software de gestión para auditorías eficiente simplifica y automatiza estas tareas, de tal forma que se prescinde de la mayoría del trabajo de los empleados. Mientras, en una auditoría manual será preciso destinar personal y una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo para realizar las labores de programación, seguimiento, análisis, registro de la información y producción de informes.

2. Costes de implementación

Por supuesto, los costes de la automatización deben ser considerados a la hora de comparar entre la auditoría de procesos automatizada y el modelo manual de auditoría. Estos costes varían dependiendo del tipo de solución que se elija.

En teoría, una auditoría manual no incurre en estos costes. Sin embargo, por limitados que sean los recursos tecnológicos, por lo menos se utilizarán hojas de cálculo y cuentas de correo electrónico. Esto significa que al menos hay que pagar una licencia al fabricante y al proveedor del servicio de internet, aunque son elementos de los que la empresa querrá disponer en todo caso.

En cuanto al coste de la automatización, se consideran usualmente tres opciones:

• Construir un software a medida en el interior de la organización.
• Adquirir un software de un fabricante, para que lo personalice de acuerdo con las necesidades de la organización.
• Contratar un software basado en la nube, con funcionalidades específicas para auditorías y seguimiento de acciones correctivas diseñado por expertos.

La primera opción es, sin duda, la más costosa  y complicada de todas. La segunda opción implica pagar una licencia y pagar por las actualizaciones o modificaciones que requiera la organización. Y además, genera la dependencia eterna del fabricante, que nunca entrega la fuente del software.

La tercera opción, es sin duda la ideal. Una organización puede contratar un software de gestión basado en la nube por un módico precio y empezar a utilizarlo de inmediato. Además, no requiere instalaciones, pagos de licencias, gasto en actualizaciones, etc.

Para una organización que escoja la tercera opción, la auditoría de procesos automatizada no supondrá grandes diferencias de coste con respecto a una manual en este aspecto.

3. Costes de calidad

Las organizaciones no pueden ignorar el coste que significa mantener un sistema de gestión de la calidad, y por supuesto, de auditorías manuales. Muchas organizaciones toman la decisión de automatizar un sistema de gestión de la calidad, precisamente, porque el sistema no resulta eficaz. Cuando el sistema se vuelve eficaz, gracias a la automatización, la auditoría se hace más sencilla, ya que no aparecen obstáculos de forma continua.

La automatización reduce los defectos y quejas de los clientes, aumenta la productividad, conduce a la mejora continua de la calidad y reduce los desperdicios, entre otros muchos beneficios. En el caso específico de las auditorías, reduce el tiempo de realización y el consumo de recursos financieros y humanos invertidos en ellas.

4. Costes ocultos

Cuando hablamos de costes ocultos, nos referimos a los problemas asociados con modelos de gestión y de auditoría manuales. Entre ellos tenemos:

• Pérdida de oportunidades comerciales como resultado de quejas de los clientes.
• Pérdida de credibilidad y deterioro de la imagen de marca de la organización.
• Parálisis de la producción como resultado de los problemas de calidad.

En este sentido, la mejor opción es prevenir y apostar por un sistema eficaz. Recordemos la regla del 1-10-100. Un euro invertido en prevención, ahorra 10 en detección y 100 en corrección.

Kantan, software de gestión ISO para una auditoría de procesos automatizada

Kantan es una solución de alto nivel basada en la nube que permite automatizar la gestión de la calidad (ISO 9001) y, también, la del medio ambiente (ISO 14001) y la de la seguridad y la salud en el trabajo (ISO 45001). Cuenta con funcionalidades para realizar una auditoría de procesos automatizada que facilitan desde la definición del programa, pasando por la gestión del plan de auditoría, hasta la redacción y aprobación de los informes.

Reduce los costes con una auditoría de procesos automatizada con el plan de Kantan que tu empresa requiera.

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