Cómo un software de gestión ISO puede ayudarte a superar una auditoría externa

Superar una auditoría externa puede tener un grado de dificultad mayor que una auditoría interna. La auditoría externa, generalmente, es la evaluación de certificación. De ahí la necesidad de que la organización acuda a todas las herramientas que tenga a disposición para salvar esta prueba.

¿Cómo un software de gestión ISO ayuda a superar una auditoría externa?

Tanto en auditorías internas como externas, el éxito y la aprobación se reducen a una preparación efectiva. Por supuesto, superar una auditoría externa requiere tener toda la maquinaria a punto. La mejor forma de lograrlo es utilizando un software de gestión ISO. ¿Por qué?

Un software de gestión ISO puede ayudar a muchas organizaciones a superar una auditoría externa. ¿Cómo lo hace? Hoy conoceremos 7 formas en las que lo puede hacer. Veamos:

1. Control de documentos

Los auditores externos en una visita de certificación solicitan ver documentos clave y los quieren ver de inmediato. La capacidad de suministrarlos en el momento demuestra un alto nivel de eficiencia del sistema. Por supuesto, es muy diferente buscar durante horas en un archivador o taladrar en lo más profundo de un ordenador, a tener una disponibilidad instantánea a dichos documentos. El acceso a una biblioteca de documentos en la que basta utilizar una palabra clave, una fecha o el nombre de un empleado responsable para obtener el documento preciso supone un claro beneficio.

La Biblioteca de Documentos de Kantan permite agilizar la gestión de la documentación ya centraliza los documentos en una única plataforma de fácil acceso y uso, habilita el control de versiones así como relacionar los documentos con otros elementos del sistema, y admite múltiples formatos.

2. Formación de los empleados

La verificación del cumplimento de un programa de capacitación es uno de los factores más importantes para asegurar que estamos listos para superar una auditoría externa. Los auditores siempre tratan de hacer preguntas a los empleados, aunque ellos no sean parte del equipo de gestión del sistema.

Contar con un programa de entrenamiento y capacitación robusto es la única forma de lograrlo. Por supuesto, es una herramienta que debe formar parte de un software de gestión ISO. Por ejemplo, Kantan incorpora las funciones para realizar una gestión integral de los planes de formación y las acciones formativas de la empresa.

3. Listas de control

Las listas de control, check lists o listas de verificación siempre forman parte del menú de preparación para una auditoría, sea interna o externa. La posibilidad de descargar de forma rápida listas de control, completarlas en forma electrónica y sincronizarlas con el sistema, facilita la tarea a la hora de enfrentar la auditoría.

4. Planificación y Programación

Cumplir con el programa de la auditoría significa realizar malabares con el tiempo de muchos empleados. Las herramientas de automatización de un software de gestión ISO ayudan a:

• Elaborar un eficiente plan de auditoría.
• Enviar recordatorios sobre las actividades de la auditoría a los responsables de procesos.
• Distribuir y comunicar documentos y listas de verificación a los empleados correspondientes.

Kantan permite definir y gestionar los planes de auditoría, redactar y aprobar los informes correspondientes y gestionar los hallazgos.

5. Mantenimiento de registros

Un sistema integrado proporciona un registro electrónico continuo de las actividades del sistema de gestión. Esto resulta aún más importante cuando se trata de superar una auditoría externa. El historial de registro de incidentes, de acciones correctivas, acciones preventivas, no conformidades, permite observar cuáles fueron los resultados e identificar fácilmente las acciones para mejorar.

6. Gestión de Riesgos

Al reducir de forma sistemática los riesgos de seguridad y cumplimiento, un software de gestión ISO ayuda a la organización a estar preparada para superar una auditoría externa. Los aspectos clave de esta funcionalidad son:

• Filtro de riesgos por incidente y brecha de cumplimiento para visualizar áreas críticas que requieren atención prioritaria.
• Utilizar registros de eventos e incidentes que pueden ser clasificados por área, ubicación, tipo de riesgo, etc.
• Uso de herramientas de análisis de riesgo como Matriz de Riesgos y DAFO/FODA.

Con Kantan puedes identificar peligros, cuantificarlos, analizar las consecuencias y evaluar el riesgo en base a los procesos.

7. Movilidad

La capacidad de suministrar informes, documentos o registros a los auditores, desde cualquier ubicación, sin tener que imprimirlos, es una herramienta que será altamente valorada y estimada por los auditores externos. Pero también proporcionará significativos beneficios a la organización en el mantenimiento de su sistema de gestión.

Kantan – Un software de Gestión ISO ideal para superar una auditoría externa

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