Cómo gestionar la documentación en ISO 45001

La gestión de la documentación en ISO 45001, el estándar que reemplaza a OHSAS 18001, está basada en elementos comunes a normas de gestión ISO, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001. Esto representa mayor seguridad sobre cuáles son los requisitos para la información documentada, lo que supone un gran avance en comparación con OHSAS 18001.

Las novedades de la documentación en ISO 45001

ISO 45001 utiliza un nuevo término que sustituye a “documentos y registros” de OHSAS 18001. Ahora se denomina “información documentada”. Este concepto abarca los procedimientos y registros que se mencionan en OHSAS 18001.

Así, en todos los apartes en los que OHSAS 18001 solicitó un procedimiento documentado o un registro para un determinado requisito, ISO 45001 menciona que es necesario contar con “información documentada” para él.

Asimismo, la cláusula 7.5 del estándar nos indica los requisitos que se deben considerar para gestionar la documentación en ISO 45001. Entre ellos, los más importantes son la creación, actualización, y el control de dicha documentación.

Cumplir con estos requisitos es muy fácil si se siguen los siguientes pasos:

• Asegurar que el documento o registro está identificado.
• Verificar que el documento o registro sea aprobado antes de su uso.
• El control del documento o registro debe asegurar su accesibilidad y disponibilidad cuando sea necesario.
• La información documentada debe estar protegida, para evitar su deterioro o las modificaciones no autorizadas en su contenido.
• Diseñar protocolos de almacenamiento y registro, retención y disposición final.

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Lo que realmente significa para la organización gestionar la documentación en ISO 45001

Los requisitos sobre lo que se solicita que sea documentado, en esencia, permanecen sin cambios. Esto implica que será necesaria cierta información documentada para asegurar la eficiencia del Sistema de Gestión. Y si atendemos a los requisitos sobre qué se debe hacer con la información documentada, notamos que básicamente son los mismos que siempre han estado ahí para documentos y registros en OHSAS 18001.

Por supuesto, esto nos lleva a concluir que los requisitos sobre documentación en ISO 45001 no han cambiado mucho. Y en verdad es así. Las organizaciones que han venido trabajando con OHSAS 18001 y tienen ya establecido un método para controlar sus procedimientos documentados, así como los procesos para controlar los registros, tendrán poco que cambiar; pues los requisitos de control son en esencia los mismos. De hecho, muchas organizaciones ya contaban con un solo procedimiento para el control de documentos y registros que serán aceptados en ISO 45001.

Aunque ISO 45001 empieza a utilizar el término “información documentada”, esto no implica que tu organización deba acogerlo en su sistema de gestión. Los auditores así lo entienden, por lo que, en general, no deberías de tener ningún problema con ello. Así es que, si consideras que es indispensable incorporar el término en el vocabulario del sistema, el mejor momento para hacerlo es antes de iniciar la implementación de ISO 45001. Así, no se presentarán confusiones entre los empleados o entre los miembros del equipo que trabajen en la implementación.

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La accesibilidad, la confiabilidad y la seguridad de la información siempre formará parte de la eficacia de un Sistema de Gestión. Kantan, software ISO basado en la nube, cuenta con un módulo que ofrece una Biblioteca de Documentos. De este modo, te permitirá gestionar de forma centralizada y ágil la “información documentada” exigida por ISO 45001.

Pero, Kantan no solo te facilita la gestión y el control de la documentación en ISO 45001. También lo hace con la del Sistema de Gestión de la Calidad, la de Gestión Ambiental, y, de ser necesario, la de un Sistema Integrado. Y, por supuesto, no se limita a la documentación sino que agiliza, asimismo, otros aspectos de dichos sistemas de gestión.

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