Cómo escribir no conformidades en ISO 9001

Escribir no conformidades en ISO 9001 es una de las tareas prácticamente ineludibles durante la práctica de una auditoría interna a un sistema de gestión de la calidad basado en esa norma.

Durante una auditoría interna esperamos encontrar cumplimiento. Pero no siempre es así. En concreto, es preciso escribir no conformidades en ISO 9001 cuando se encuentra evidencia de que un proceso no funciona según lo planeado y de acuerdo con uno o varios requisitos de la norma.

Desafortunadamente, la norma no aporta especificaciones precisas para realizar esta labor. Pero esto no significa que no exista una guía con buenos resultados que nos facilite la tarea.

Escribir no conformidades en ISO 9001

Antes de nada es importante entender por qué debemos escribir no conformidades en ISO 9001. La razón principal es que este es el mecanismo que permite al auditado tomar medidas para corregir el incumplimiento hallado en la auditoría y eliminar la causa del mismo.

Partiendo de ahí, podemos adoptar las siguientes recomendaciones:

Descripción del hallazgo

Lo más importante es que quede claro dónde está el problema y cuál es su gravedad. Si el auditado entiende la necesidad de solventar el incumplimiento será mucho más probable que tome cartas en el asunto de inmediato.

Incluir evidencia de auditoría

Debe existir suficiente información para que el auditado inicie la investigación del problema. Esto significa que debe incluirse una referencia a la evidencia de incumplimiento que se ha encontrado. Así, se permite que la investigación se enfoque en el descubrimiento de la causa raíz, para que la acción correctiva sea eficaz y oportuna.

Incluir el requisito

Se escribe una no conformidad para que el auditado pueda investigar qué falta o qué está mal y lo solucione alcanzando la conformidad con la norma. Para ello, es necesario asegurar que la persona que abordará la no conformidad comprenda el requisito que se está incumpliendo y al que debe ceñirse. 

Utilizar un formato tipo

Si bien no existe una estructura obligatoria para escribir no conformidades en ISO 9001, existe un formato que debido a su recurrencia se ha convertido en el punto de referencia para realizar esta tarea. Este formato considera dos partes:

• Lo que debería ser: aquí se comenta lo que se esperaría encontrar durante la auditoría, cómo debería ser para que no se hubiera producido la no conformidad. 
• Lo que se ha encontrado: en este punto se explica la no conformidad, el hallazgo que debe solucionarse. 

Siguiendo estas indicaciones y aplicando claridad y precisión a la redacción se pueden escribir no conformidades para que sean resueltas lo antes posible.

Kantan, software de gestión ISO, especializado en ISO 9001

Documentar y resolver no conformidades en ISO 9001 también puede resultar más sencillo y ágil empleando herramientas adecuadas como Kantan.

Este software de gestión ISO, con el que se puede integrar también la gestión ambiental y la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, facilita cumplir cada requisito de ISO 9001 ahorrando esfuerzo y tiempo. 

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