Cómo automatizar el sistema de gestión de tu empresa puede aumentar la participación de los colaboradores

Obtener el compromiso y la participación de los colaboradores no es fácil. Según las cifras sobre trabajo global que ha divulgado la multinacional norteamericana Gallup, el porcentaje de empleados que se involucran activamente en el trabajo apenas llega al 15%. Ante esta situación, automatizar el sistema de gestión en una empresa surge como un modo de ayudar a incrementar estas cifras.

De acuerdo con Gallup, la gran mayoría de los empleados son colaboradores desconectados, que constantemente están en su puesto de trabajo, pero no aportan todo su talento ni el cien por cien de su capacidad a la empresa. Automatizar el sistema de gestión, aunque en un primer momento pueda parecer una forma de sustituir la capacidad de trabajo de los empleados, es una manera efectiva de aumentar el compromiso y la participación de estos, especialmente de aquellos que tienen responsabilidades en los diferentes sistemas de gestión.

Automatizar el sistema de gestión para aumentar la participación de los colaboradores

Empecemos por desglosar las cifras del estudio de Gallup al que estamos haciendo referencia. La empresa norteamericana en su informe dice que el 85% de los empleados no aporta lo mejor de su capacidad de trabajo ni sus mejores ideas. Eso sí, generan los costes de mantener a una persona en un puesto de trabajo durante ocho horas al día.

Gallup estima que esto representa una pérdida de productividad para las organizaciones, de algo más de 7 billones de dólares. Por supuesto, se trata de un problema que requiere atención inmediata. Si, además, se tiene en cuenta que, para las organizaciones modernas, la retención de los mejores talentos es una prioridad y una forma de ganar competitividad en mercados de difícil acceso, es preciso dedicar en esto grandes esfuerzos.

Automatizar el sistema de gestión aparece como una respuesta efectiva a la pérdida de productividad y a la fuga de talentos derivados de esta falta de compromiso y colaboración. Veamos por qué.

¿Por qué automatizar el sistema de gestión aumenta la participación?

Cuando los colaboradores no dan lo mejor de sí, no es necesariamente porque no puedan hacer más o porque no tengan más que aportar. Es muy probable que esa apatía y esa desidia en el trabajo sean la consecuencia de realizar tareas rutinarias, que no exigen de ellos esa actividad ni el despliegue de sus mejores talentos.

Cuando un empleado recibe trabajos significativos, que resultan críticos para el negocio de la organización, empieza a tener una actitud diferente. Pero esto solo sucede si puede dejar de lado muchas de las tareas rutinarias y repetitivas que forman parte de sus responsabilidades dentro de un sistema de gestión.

Los trabajadores se esfuerzan más y entregan lo mejor de sí mismos cuando ven en una tarea una oportunidad de desarrollo y crecimiento. No tiene que ser necesariamente la posibilidad de una promoción. La adquisición de experiencia y conocimiento tiene para ellos un valor agregado muy importante en su carrera.

Pero esto no se da en la práctica porque muchos empleados tienen que dedicar mucho tiempo a tareas manuales y repetitivas, propias de muchos sistemas de gestión. La solución: automatizar el sistema de gestión de la organización.

Otro informe sobre el tema, elaborado por Smartsheet, indica que el 69% de los colaboradores encuestados piensan que automatizar tareas rutinarias aumentaría la productividad en su trabajo. 59% de ellos afirman que el ahorro de tiempo podría pasar de 6 horas a la semana, casi lo equivalente a un día de trabajo. Un día de trabajo que el colaborador puede utilizar en lo que llamamos trabajo significativo: el que realmente genera valor para él y para la organización.

Por supuesto, después de automatizar y liberar tiempo, es preciso que la alta dirección y el área de recursos humanos asuma el reto para alinear los objetivos estratégicos de la organización con la asignación de esas nuevas tareas que desarrollen los empleados.

Automatizar aumentando la participación, pero sin perder la visibilidad

La participación y el compromiso de los colaboradores aumenta con un sistema de gestión automatizado. Pero, la alta dirección y los directores de área quieren tener visibilidad sobre el trabajo de los empleados. Estos, asistidos por nuevas tecnologías, desarrollan procesos innovadores, nuevos productos o proyectos tecnológicos transformadores, generando valor para la organización y para ellos mismos.

Un espacio de libertad y autonomía es esencial, pero también que los responsables puedan controlar en el momento en que sea preciso si el trabajo va en la dirección correcta. La visibilidad asegura que la innovación, producto de la participación y el mayor compromiso, siempre esté alineado con los objetivos del negocio.

Para los colaboradores, pasar tiempo realizando tareas repetitivas y rutinarias, hace que no se sientan motivados a aportar a su organización y a sus superiores, más allá de la realización de sus tareas rutinarias. Al automatizar esas tareas, los empleados encuentran una oportunidad para desarrollar nuevos proyectos en beneficio de un sistema de gestión y de la organización en general. La automatización es, en conclusión, un aliado indiscutible en el propósito de involucrar a los colaboradores en el crecimiento de la organización.

Kantan, software que aumenta el compromiso de los empleados

Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que puede automatizar las tareas propias de un sistema de gestión de la calidad, de gestión ambiental o de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. De ese modo, los empleados de los sistemas de gestión quedan liberados de las tareas más rutinarias y encuentran un apoyo para aportar mayor valor con su trabajo.

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