Cómo asegurar el éxito en la implementación de una norma ISO mediante una herramienta online

Si deseamos que la implementación de una norma ISO mediante una herramienta online resulte exitosa, es preciso lograr conservar el interés de las personas involucradas en el proyecto, lo cual puede entrañar cierta dificultad cuando estas personas desarrollan otras actividades o cuando no existe un liderazgo claro dentro de la organización.

Por supuesto, es el director del proyecto la persona que ejerce el liderazgo y emprende las acciones necesarias para lograr el máximo compromiso e interés por parte de las personas que participan en la implementación de una norma ISO mediante una herramienta online.

Y es que el interés y el compromiso de las personas involucradas garantiza el éxito en la implementación de una norma ISO. Pero, ¿cómo lograrlo?… ese es nuestro tema de hoy.

La forma tradicional de involucrar a las personas durante la implementación del proyecto ISO

Un correo electrónico, una reunión o una llamada telefónica solían ser suficientes para generar compromiso en un equipo de trabajo dedicado a la implementación de sistemas de gestión basados en normas ISO. Pero los tiempos han cambiado. Hoy, estas acciones no ofrecen los resultados esperados, en gran parte debido a:

a-) Problemas para acceder a la información: la comunicación y la información a través de cuentas de correo electrónico no permite visualizar todos los comentarios hechos por los miembros del equipo, y obliga al director del proyecto a unificar los datos convirtiéndolo en cuello de botella en la implementación.

b-) Utilizar hojas de cálculo: Excel es una herramienta poderosa de gran ayuda en muchas labores en las organizaciones, pero no como instrumento eficaz en la implementación de proyectos ISO. Utilizar hojas de cálculo para gestionar proyectos de implementación de normas ISO, impide al director determinar el avance real del trabajo y reaccionar a tiempo en caso de que ocurra un estancamiento en algún punto.

c-) No utilizar un gestor de documentos: la implementación de proyectos ISO requiere la gestión de una gran cantidad de documentos que van desde políticas, hasta informes, pasando por registros de no conformidades. Estos documentos se multiplican en forma natural, ya que muchos de ellos tendrán muchas versiones antes de llegar a la aprobación final. Las versiones, sin embargo, también deben ser conservadas porque, en algún momento, será necesario conocer la evolución de un documento en el tránsito hacia la aprobación.

No será posible gestionar en forma adecuada la documentación, si no se cuenta con una herramienta que esté específicamente diseñada para facilitar y agilizar esta labor.

d-) Falta de un sistema de notificación: mantener a las personas involucradas en el proyecto, interesadas, participativas y proactivas, requiere de un sistema de notificaciones que evite al director estar pendientes del trabajo de cada uno de ellos y de las fechas de vencimiento de sus tareas.

Asegurar el éxito en la implementación de una norma ISO mediante una herramienta online

Para mantener el interés de las personas involucradas en un proyecto de implementación ISO, es preciso utilizar una herramienta online que tenga la capacidad de subsanar los errores que mencionamos en este informe.

Kantan es una herramienta online especializada en la implementación de Sistemas de Gestión basados en normas ISO, que garantiza que todas las actividades que se llevan a cabo dentro del proyecto, se racionalicen y se efectúen dentro de los tiempos previstos, asegurando la participación activa de todos los involucrados.

Kantan, está dotado con un poderoso Gestor de documentos, que permite a los usuarios producir documentos con seguridad, modificarlos, conservar versiones y asegurar que siempre será la más reciente versión la que está disponible para todos los usuarios. Así como gestionar riesgos, procesos, personas, auditorías y acciones de mejora continua.

Si deseas conocer información técnica detallada acerca de Kantan, solo será necesario que accedas aquí.