Superar una auditoría externa puede tener un grado de dificultad mayor que una auditoría interna. La auditoría externa, generalmente, es la evaluación de certificación. De ahí la necesidad de que la organización acuda a todas las herramientas que tenga a disposición para salvar esta prueba.
Los Sistemas de Gestión ISO en la era digital proponen desafíos para los profesionales de la calidad, la gestión de riesgos y todas las áreas de la organización en las que se implementen estándares de ISO. Pero también encuentran novedades que representan oportunidades.
Esto implica que los profesionales y encargados de sistemas de gestión en general, tengan que pasar por un proceso de adaptación y aceptación a una realidad que ya está aquí: los Sistemas de Gestión ISO en la era digital.
ISO 45001 ha sido publicada al iniciar este año 2018. El estándar reemplaza a la reconocida OHSAS 18001, y las organizaciones certificadas en ella tendrán un lapso de tiempo de tres años para adoptar la nueva norma. Por ello, hemos publicamos un plan de implementación de ISO 45001 en 8 pasos, que esperamos resulte de gran utilidad para las organizaciones que se aprestan a iniciar la migración o aquellas que quieran comenzar la implementación desde cero.
Tres años es un tiempo más que razonable para desarrollar este plan de implementación de ISO 45001 en 8 pasos, pero sobre todo para adoptar un enfoque sensato y orientado al cambio. Aunque debiera ser el primer paso, lo mencionamos antes de enumerar nuestras recomendaciones: no se deben iniciar medidas específicas dentro de la organización antes de conocer el texto definitivo de la norma y estudiar sus requisitos.
Con el texto en la mano, podemos pasar al plan de implementación de ISO 45001 en 8 pasos.
Las organizaciones se desenvuelven en un mundo de gran competitividad comercial, que demanda tomar decisiones rápidas, asignar recursos y definir el enfoque de la estrategia de negocios. Un software para gestión de riesgos permite identificar de inmediato elementos positivos y adversos, y entender cuáles de ellos son críticos.
El uso de un software para gestión de riesgos ayuda a reducir la incertidumbre y a tomar decisiones acertadas, entendiendo que los riesgos pueden ser de carácter físico, estructural, económico, social o ambiental.
La incertidumbre es parte del ser humano y, por tanto, de las organizaciones de hoy. Desde los inicios de su historia, el hombre ha tomado medidas para defenderse de los riesgos que lo rodean, alcanzando niveles de satisfacción en sus necesidades básicas. Las organizaciones no se comportan de manera muy diferente. A diario toman decisiones con grados diferenciados de riesgo, pero también con un alto grado de oportunidades y beneficios asociados.
Las organizaciones que quieren alcanzar la excelencia, sea cual sea su tamaño o el sector económico en que se desarrollen, tarde o temprano se ven enfrentadas a la necesidad de emprender un proceso de implementación de ISO, para estandarizar y dotar de una estructura y funcionamiento fiable sus Sistemas de Gestión, bien sean de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo o Medio Ambiente.
Prepararse para un proceso de implementación de ISO puede ser una tarea abrumadora y estresante, sobre todo cuando la labor debe iniciar desde cero. Factores como el tamaño, la complejidad de la organización, los elementos internos y externos que la impactan, el conocimiento y la cultura, deben ser evaluados en mayor o menor medida, dependiendo del estándar a implementar.
Si este es tu caso, y no tienes idea sobre cómo iniciar el proceso de implementación de ISO, acompáñanos en este breve recorrido por los pasos clave que te permitirán lograr el objetivo con relativa facilidad.
¿Por qué automatizar la gestión de documentos? Porque la evolución de la tecnología impacta nuestro día a día a través de redes sociales, aplicaciones, dispositivos móviles y, en concordancia con todo ello, se produce la extinción del documento físico también en la actividad diaria de las organizaciones que ahora utilizan firmas digitales, diversos formatos digitales y nuevos modelos de gestión de documentos.
La sostenibilidad ambiental es por supuesto otra razón que impulsa la necesidad de automatizar la gestión de documentos. Así la tecnología reúne lo práctico con lo eficiente y lo que resulta amigable con el planeta. Es claro que la automatización se convierte en una necesidad más que una opción.
La implementación de ISO 9001 en PYMEs les permite obtener los mismos beneficios que las grandes organizaciones, pero su impacto es mucho más alto y resultan mucho más evidentes. Estos beneficios pueden ir desde un aumento en la cantidad y la calidad de los productos ofrecidos a los clientes, hasta un seguimiento y control estricto al ciclo de producción.
ISO 9001 es un marco básico para cualquier organización grande o pequeña. La implementación de ISO 9001 en PYMEs además de permitir el cumplimiento de los propósitos de la norma, alcanzar los objetivos de calidad y maximizar la rentabilidad de la organización, ofrece otros beneficios importantes.
Las normas ISO soportan gran parte de los Sistemas de Gestión en organizaciones de todo el mundo. Establecen criterios y promueven las mejores prácticas en los diferentes procesos y procedimientos. El control de la documentación ISO es una de las herramientas más eficaces para el cumplimiento de estos propósitos, ya que estandariza la forma de gestionar la información, lo que permite contar con mejores procesos de capacitación y contribuye a mitigar los riesgos en todos los niveles.
El control de la documentación ISO cumple con los requisitos de la norma y facilita la gestión en los diferentes sistemas de calidad, medio ambiente, o salud y seguridad en el trabajo. Aunque los detalles específicos de cada norma varían según el tipo de organización y el sector en que se desenvuelve, el control de la documentación ISO, en general, aborda temas comunes:
Los procedimientos operativos estándar (POE) son documentos escritos de forma objetiva, que describen el paso a paso secuencial necesario para realizar una tarea de rutina, que a su vez forma parte de un procedimiento, que integra un proceso.
Aunque dispongamos de un manual de procedimiento, abordar no conformidades y sus acciones correctivas posteriores siempre será un problema. Ésto puede ser un poco más difícil aún, cuando las personas involucradas se encuentran en diferentes ubicaciones. Resolver no conformidades usando un software permite hacer seguimiento a estas acciones y verificar que se completan en los tiempos previstos.
Utilizar una herramienta ISO online garantiza que se realicen las tareas necesarias para gestionar una no conformidad y verifica la eficacia de la acción correctiva utilizada. En nuestra entrada de hoy presentamos un caso de estudio en el que se logra resolver no conformidades usando un software ISO online – Kantan -, y los beneficios que aporta a una organización.
