5 Procesos que un software online para gestión ISO permite automatizar

La automatización de procesos en un Sistema de Gestión basado en normas ISO, es un tema que debe ser considerado seriamente antes de tomar la decisión de elegir un software online para gestión ISO.

Utilizar un software online para gestión ISO permite disminuir costes en un corto plazo, facilita la ejecución de los procesos diarios y, en general, ofrece una mayor productividad y efectividad del Sistema de Gestión.

Sin embargo, el tema merece atención especial: ¿el Sistema de Gestión proporciona los elementos necesarios para automatizar procesos? Y, lo más importante ¿cuáles son esos procesos que se pueden automatizar utilizando un software online para gestión ISO? Veamos.

5 procesos que podemos automatizar con un software online para gestión ISO

Implementar un software online para gestión ISO proporciona muchas ventajas, entre ellas una solución dedicada en la nube, que permite que muchos procesos diarios sean más fáciles de gestionar, aumentando la productividad y el logro de los objetivos. Esos procesos son:

1-) Gestión de Documentos

La implementación de proyectos ISO implica la producción, revisión, aprobación y almacenamiento de una gran cantidad de documentos. Un software online para gestión ISO, cuenta con un Gestor de Documentos que permite automatizar la revisión y aprobación de documentos, así como organizar y controlar los documentos, facilitando encontrar rápidamente su ubicación, garantizando la integridad de la información y eliminando la posibilidad del error humano, que suele ser frecuente cuando se producen varias versiones de un mismo documento antes de su aprobación final.

En el artículo 3 Características clave de un sistema de gestión de documentos ISO online profundizamos acerca de cómo una herramienta online ayuda a las empresas a automatizar este proceso clave a la hora de gestionar Sistemas de Gestión basados en normas ISO.

2-) Mapa de procesos

Los procesos son el combustible que mueve un Sistema de Gestión. Dependiendo de la complejidad del sistema pueden llegar a ser tantos que los mismos encargados de la administración desconozcan muchos de ellos, ignoren quiénes son los responsables de otros o desconozcan la interrelación que existen entre algunos de ellos.

Un mapa de procesos permite obtener una visión global de los procesos que integran el sistema, su alcance, quiénes son sus responsables, qué relación existe entre ellos, e incluso, cuáles son los subprocesos que se derivan.

Un software online para gestión ISO permite automatizar la creación y mantenimiento de un mapa de procesos, facilitando la comprensión integral del sistema por parte de todos los empleados de la organización.

3-) Mejora continua

La mejora continua es un requisito presente en todas las normas ISO de reciente publicación. Registrar hallazgos, revisarlos, establecer el análisis de causa, definir y ejecutar un plan de acción y verificarlo son acciones que, en su conjunto, conforman un proceso de mejora continua que puede ser automatizado utilizando un Software online para gestión ISO.

4-) Auditorías

La planificación y realización de auditorías requiere el uso de una herramienta que permita configurar estos procesos, automatizándolos y verificando sus resultados.

Las auditorías garantizan la mejora continua de un Sistema de Gestión. Una solución automatizada de gestión de auditoría, configurable y que permita planificar el trabajo, ajustar los procesos y ofrecer informes completos, sin duda debe estar presente en un software para gestión ISO.

5-) Formación

La eficiencia de un Sistema de Gestión está determinada en buena parte por el conocimiento y la formación de sus administradores y de los empleados de la organización. La capacitación ofrece herramientas que permiten tratar con situaciones adversas, implementar acciones de mejora al sistema y, en general, cumplir con los requisitos de los Sistemas de Gestión y, lo más importante, de los clientes.

La automatización de los procesos de formación gracias a un software online para gestión ISO, hace que estos sean más fáciles, intuitivos y eficaces.

Kantan – Un software online para gestión ISO que automatiza los principales procesos

Kantan es una solución basada en la nube que ofrece las ventajas de una tecnología avanzada, prescindiendo del alto coste que implica el mantenimiento. Kantan permite automatizar los procesos de gestión de documentos, mejora continua, calidad, auditorías y formación, entre otros.

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