4 problemas habituales en el control de documentos ISO (y cómo evitarlos)

El control de documentos ISO es fundamental para obtener la certificación y cumplir con los diferentes requisitos de los sistemas de gestión basados en estos estándares internacionales. Sin embargo, el cumplimiento de estos requerimientos obliga a que los empleados de las organizaciones ocupen un poco más del 20% de su tiempo en el cumplimiento de esa labor.

Los problemas asociados al control de documentos ISO en las organizaciones son más comunes de lo que podríamos pensar. Hoy, centraremos nuestra atención en cuatro de ellos y propondremos una solución basada en el uso de un Software de Gestión ISO apoyado en la nube.

4 problemas usuales en el control de documentos ISO

Algunos de estos inconvenientes son recurrentes y, por ello, han merecido una que otra mención en nuestro espacio. Hoy, nos concentramos en los 4 problemas más usuales en el control de documentos ISO y su posible solución:

1) Utilizar servidores compartidos y cuentas de correo electrónico: aún son muchas las organizaciones que utilizan unidades de red y cuentas de correo electrónico para administrar documentos ISO. Es una práctica que representa pérdida de productividad, debido a la dificultad que representa encontrar información sepultada en la maraña de las cadenas de un correo electrónico o en las interminables carpetas de servidores.

Por no mencionar el problema que se crea con la imposibilidad de controlar las versiones, lo cual genera duplicidad de esfuerzos y errores resultantes del empleo de información desactualizada.

¿Cómo evitarlo?: Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que cuenta con una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones y acepta múltiples formatos, relacionando los documentos con otros elementos del sistema. Gracias a Kantan, la organización puede prescindir del uso de servidores y cuentas de correo electrónico para el control de documentos ISO.

2) Falta de integración de la documentación: los documentos no son hechos aislados que puedan archivarse y ser olvidados. La documentación ISO afecta y se ve afectada por un amplio espectro de procesos como:

• Formación y capacitación de empleados.
• Resultados de auditorías.
• Mejora continua.
• Cumplimiento de los requisitos del sistema.
• Control de proveedores.

La integración de documentos ISO requiere la utilización de un sistema que involucre todos los procesos y tenga la capacidad de prevenir los problemas. Un ejemplo clásico en gestión de la calidad: si se actualiza un protocolo clave, sin actualizar la documentación que sirve de guía para la capacitación de los empleados, es apenas predecible que en algún momento se presentará un fallo de calidad.

Otra situación que ocurre con frecuencia, es aquella en que los proveedores no tienen acceso a documentos actualizados en los que se especifican las fichas técnicas de los productos o servicios a suministrar. Kantan, software de gestión ISO, integra la documentación del sistema en una sola ubicación, con controles de acceso que garantizan la disponibilidad para la persona indicada, en el momento oportuno.

3) Los problemas de auditoría: la gran mayoría de los hallazgos sobre control de documentos ISO aparecen en los informes de auditoría. Algunos son menores, en tanto que otros requieren una labor profunda de investigación, sobre todo cuando se trata de sistemas soportados en papel o en servidores compartidos.

Los problemas van desde los fallos de comunicación, cuando los empleados trabajan con versiones obsoletas de documentos porque no han podido recibir la información actualizada, hasta la dificultad para hallar los documentos propios de la organización, debiendo recurrir a proveedores, por ejemplo, para obtener la copia de un plano o un esquema gráfico, ante la imposibilidad de ubicarlo dentro de sus servidores o su archivo.

Por supuesto, la solución nuevamente es la utilización de un software de gestión ISO, como Kantan, que centralice la información de forma segura en una ubicación accesible para todos los miembros de la organización que la requieran.

4) Dificultad en el uso del sistema de control de documentos ISO: si la organización dispone de un sistema de control de documentos difícil de utilizar, simplemente los empleados no lo utilizarán. La usabilidad del sistema se ve amenazada por múltiples factores. La dificultad para integrarse con otros módulos, o la falta de flexibilidad, son dos de los más recurrentes en muchas organizaciones.

Kantan – Una solución basada en la nube que optimiza y automatiza el control de documentos ISO

La solución es contratar una solución informática online, que posea las funcionalidades necesarias para hacer que el control de documentos ISO en la organización sea eficiente, oportuno, fácil de usar, centralizado y confiable.

Si quieres implementar esta solución en tu negocio, en nuestra web encontrarás desde 124 USD al mes el plan que mejor se ajuste a las necesidades de tu organización, que te permitirá beneficiarte de las funcionalidades que ofrece Kantan.

Si quieres, también puedes probar una Demo de forma totalmente gratuita, para comprobar la utilidad de la herramienta.