4 herramientas básicas para automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Los problemas relacionados con la seguridad y salud en el trabajo tienen un alto impacto en la reputación y la rentabilidad de una organización. Automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se convierte así en el objetivo primordial para las organizaciones que deben cumplir con los requisitos de la norma ISO 45001, pero también con las exigencias legales de cada país.

Sin embargo, automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, requiere herramientas que deben ser aportadas por un software de gestión ISO. ¿Cuáles son esas herramientas?

Herramientas necesarias para automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

La automatización de un SG-SST debe considerar asuntos como el control de documentos, la gestión de riesgos y el seguimiento a las acciones correctivas. Algunas de estas acciones más relevantes son:

Control de documentos

Los métodos de creación, revisión, aprobación y almacenamiento manual de documentos representan un alto riesgo para las organizaciones, debido a la posibilidad de incurrir en incidentes costosos.

La lectura de un manual de operaciones desactualizado representa un peligro crítico que puede generar incluso una fatalidad. La automatización de la gestión de documentos permite verificar quién es el autor de la información, cuándo fue creado el documento, quiénes han incorporado cambios y cuál es la versión definitiva.

Una herramienta informática como Kantan, además, incorpora flujos de trabajo de los documentos que agilizan la elaboración, verificación y aprobación de la documentación en un entorno colaborativo y automatizado.

Auditorías – Gestión de riesgos

La planificación y la rutina de una auditoría interna es similar en todas las organizaciones. Inician con un cronograma y una lista de verificación, que se ven truncados cuando se enfrentan a dificultades para obtener información manual. Entonces, todo lo estructurado se deja de lado y comienza la etapa de improvisación.

Por supuesto, esto no es conveniente. Las herramientas de administración de auditoría de un software de gestión ISO permiten registrar hallazgos, marcar no conformidades de alto riesgo, asignar acciones correctivas y documentar la tarea de auditoría en general.

Acciones correctivas

Al aplicar acciones correctivas es el momento ideal para comenzar el proceso de automatizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los encargados del SG-SST dedican una gran cantidad de tiempo a lidiar con acciones correctivas vencidas que implican retrasos y finalmente, representan altos costes para la organización.

La automatización del proceso de acciones correctivas permite:

• Vincular acciones correctivas con los hallazgos de auditoría y no conformidades encontradas, para obtener registros de cumplimiento completos y eficaces.
• Crear diferentes flujos de trabajo de acuerdo con las categorías de acciones correctivas.
• Enrutar las solicitudes a las personas adecuadas en el momento adecuado.
• Enviar notificaciones a los responsables y establecer normas de seguimiento para cuando una solicitud esté vencida.

Gestión de riesgos en SST

Un software de gestión ISO permite asimilar con facilidad plantillas de gestión de riesgos, soportadas en modelos conocidos como Matriz de Riesgos o Árbol de Decisiones. Ello permite, entre otras cosas:

• Priorizar acciones correctivas según el nivel de riesgo.
• Utilizar modelos como FMEA para controlar riesgos en la fase de diseño.
• Hacer seguimiento a las acciones correctivas, detectar acciones vencidas y determinar si se requieren controles adicionales.

Incorporar el riesgo en los procesos ayuda a estandarizar la forma de tomar decisiones, ofreciendo una medida imparcial sobre cómo un evento puede afectar a la organización. Una vez se logra este objetivo, la gestión de riesgos enfoca hacia la prevención de incidentes, antes que en actuar después de que han ocurrido.

Kantan: El Software para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Kantan es una solución informática online con soporte en la nube, que permite optimizar la gestión de sistemas basados en normas como ISO 45001 u OHSAS 18001. El software Kantan facilita la Gestión de Riesgos, Documentos, Procesos, Tareas, Formatos, Capacitación, entre otros, automatizando las tareas rutinarias, disminuyendo la posibilidad de error y potenciando los beneficios del Sistema de Gestión.

Puedes comenzar a disfrutar de los beneficios que ofrece automatizar la SST en tu empresa con el Software de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en pocos minutos, eligiendo el plan que mejor se adapte tus necesidades. Si no lo tienes muy claro puedes solicitar una DEMO o contacto directo con un consultor, que te evalúe la situación y acompañe en este proceso de implementación.

Organizaciones como Escuela Europea de Excelencia, AM System, Munitecnia o QB Consulting ya han automatizado su sistema de gestión, trabajando de forma ágil y garantizando el cumplimiento de las normas ISO.