3 puntos en los que la automatización de tareas optimiza tu sistema de gestión

En la mayoría de las empresas muchos empleados destinan una buena parte de su tiempo a la realización de tareas rutinarias de gestión ISO. Estas son actividades más o menos mecánicas que pueden ser automatizadas liberando ese tiempo. De este modo, la automatización de tareas revoluciona el trabajo en las organizaciones, promueve la mejora y aporta grandes beneficios.

¿Cuáles son esos beneficios de la automatización de tareas? Explicamos en qué consisten dichos beneficios y en qué 3 tareas se centran predominantemente.

Los beneficios de la automatización de tareas en sistemas ISO

El beneficio más directo de la automatización en sistemas de gestión basados en normas ISO consiste en que gracias al uso del software apropiado liberamos a los empleados de ellas. De este modo conseguimos:

Empleados más motivados

La automatización de tareas consigue que los empleados no tengan que llevar a cabo toda una serie de actividades repetitivas y mecánicas. Este tipo de tareas, como puede ser pasar datos de un lugar a otro, suele resultar aburrido porque no se precisan habilidades mentales como la creatividad o el análisis ni promueve en general la interacción social con compañeros.

La consecuencia es que estas tareas repetitivas terminan por aburrir a los empleados, cuya mayoría está deseando que puedan automatizarse de alguna manera.

Más tiempo para tareas más exigentes

Cuando los empleados se liberan de tareas repetitivas y automatizables, pueden dedicar ese tiempo a profundizar en otros aspectos de la gestión ISO que requieren visión y capacidades analíticas y estratégicas. Esto contribuye, sin duda, a mejorar la gestión del sistema.

Reducción de errores

Un programa que se encargue de la automatización de tareas puede arrastrar errores, pero difícilmente los comete por sí mismo. Los empleados, en cambio, dentro de una actividad rutinaria, pueden cometer pequeñas equivocaciones con un mínimo despiste. Por tanto la automatización de tareas ISO reduce los errores al mínimo.

Mayor productividad

Como consecuencia de todo esto, podemos decir que la automatización de tareas en la gestión ISO ahorra tiempo  y optimiza los procesos incrementando la productividad y la rentabilidad.

La automatización de tareas es altamente beneficioso en 3 puntos

Aunque la automatización de tareas es un apoyo fundamental en muchos puntos del sistema, existen tres tipos de tareas que generan un gran beneficio y que los empleados quieren automatizar:

• Datos: el manejo de datos es una tarea engorrosa y susceptible al error. Poder ingresar datos de manera directa en un sistema centralizado reduce tareas rutinarias de gestión de datos reduciendo el error al mínimo.
• Aprobaciones: pasar documentos a distintos miembros de la organización  y solicitar firmas y aprobaciones que tardan en producirse exige tiempo y puede llegar a generar frustración. Se alcanza mayor eficiencia al automatizar el flujo de documentos a través de una herramienta apropiada.
• Revisiones: cuando se elaboran o revisan informes o se realizan auditorías, por ejemplo, es preciso acceder a documentos y obtener información. La automatización ahorra mucho tiempo en tareas de búsqueda y gestión de dichos documentos.

Kantan, software ISO para la automatización de tareas

Kantan es un software de gestión ISO basado en la nube, diseñado para automatizar las tareas rutinarias y agilizar otro tipo de tareas de los sistemas de gestión ISO, ya sea de la calidad, del medio ambiente o de la seguridad y salud en el trabajo.

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