Software para gestión de documentos ISO: ¿qué características debe reunir?

La implementación de Sistemas de Gestión basados en Normas ISO como ISO 9001, OHSAS 18001/ISO 45001 o ISO 14001 implica considerar aspectos como políticas, procedimientos y una serie de documentos a gestionar en el día a día. Es en ese momento en el que un software para gestión de documentos ISO se convierte en una solución que permite automatizar y agilizar varios procesos, entre ellos el de gestión de los documentos.

La cláusula 7.5 nos habla de los requisitos para el tratamiento de la información documentada en la mayoría de las normas ISO revisadas en los últimos años. Con base en esta cláusula podemos determinar las características mínimas que debe tener un software para gestión de documentos ISO.

Características que debe reunir un software para gestión de documentos ISO

Las características mínimas que debe aportar un software para gestión de documentos ISO en conformidad a la regulación aplicable y, a su vez, contribuir a un mejor desempeño de la empresa son:

• Identificación de los documentos con su nombre, fecha autor y datos de mayor relevancia.
• Identificación y control de los cambios.
• Permitir la revisión de cada una de las versiones hasta su aprobación final.
• Gestionar la distribución de los documentos y el acceso a los mismos.
• Asegurar la disponibilidad de los documentos para todos los miembros del equipo que requieran conocerlos.
• Garantizar la confidencialidad de la información.
• Admitir información en formatos PDF, texto u hojas de cálculo u otros formatos de uso común.
• Asegurar ubicaciones de almacenamiento seguras y accesibles.

Estas características, que deben estar presentes en un software para gestión de documentos ISO, deben aplicar para los documentos internos que se produzcan durante la implementación y mantenimiento de todos los Sistemas de Gestión, pero también para los documentos externos que resulten relevantes para esta tarea.

Kantan – Una herramienta online que optimiza la gestión de documentos en la implementación de proyectos ISO

En la práctica, el cumplimiento de los requisitos anotados debe ser evidente y fácil de obtener. Kantan es una solución avanzada, ágil y fácil de usar que permite contar con todas las características que debe tener un software para gestión de documentos ISO.

• Kantan permite identificar con claridad y de forma intuitiva los documentos: nombre, versión, fecha de elaboración y en vigor, estado del documento.
• Permite trabajar con los documentos: carga de documentos, edición, compartir, descarga, imprimir, etc.
• El software registra los cambios en los documentos mediante el uso de funciones de control, incorporando una tabla que nos muestra el historial de cambios.
• Permite establecer un flujo de trabajo para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos.
• Kantan ubica los documentos en una ubicación segura y accesible para todos los miembros del equipo autorizados.
• Kantan asegura la confidencialidad limitando el acceso de ciertas carpetas a personas que cuenten con los niveles de autoridad requeridos, definiendo niveles de acceso y asegurando así la integridad de la información.
• La información siempre está disponible en cualquier lugar y momento para todos los miembros del equipo implicados en el proyecto.

¿Cómo obtener un software para gestión de documentos ISO eficaz y que cumpla con los requisitos exigidos por las normas ISO?

Contratar Kantan es muy fácil. Solo es preciso conocer un poco más sobre esta herramienta tecnológica y luego contactar a un consultor que amplíe aún más la información y te guíe en el camino de contratación. Esto lo puedes hacer accediendo aquí.