Ventajas de usar un software ISO online frente al uso de plantillas

Al iniciar la implementación de un sistema de gestión basado en normas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o OHSAS 18001, es preciso tomar decisiones que definen el futuro del proyecto. Una de ellas es acudir o no a un consultor externo, pero para tomar esta decisión, es preciso considerar las ventajas de usar un software ISO online.

El mercado nos ofrece tres clases de ofertas diferentes, útiles para la implementación de proyectos ISO: las plantillas de documentación, las soluciones “on demand” – requieren instalación en cada ordenador -, y las soluciones online especializadas en implementar proyectos ISO.

Antes de entrar en detalle en el tema de las ventajas de usar un software ISO online, conviene conocer las características de las otras opciones. Veamos:

Plantillas de documentación para normas ISO

Este tipo de soluciones, aunque son fáciles de utilizar y proporcionan plantillas de documentos y registros editables y adaptables que cubren los documentos básicos de la implementación de un sistema basado en normas ISO.

Sin embargo, estas soluciones no resultan tan dúctiles en casos específicos en los que se requieren cambios continuos. Los reportes de no conformidades de los clientes, los resultados de las auditorías internas y la gestión de riesgos en general son eventos difíciles de manejar usando plantillas de documentos.

Soluciones “on demand” Software ISO

Las soluciones “on demand” obligan al usuario a descargar e instalar el software en cada uno de los ordenadores en que se va a trabajar. Por supuesto, es una propuesta anacrónica que supone más limitaciones que beneficios, y que al final del día conduce a las organizaciones a buscar herramientas online especializadas en estándares ISO.

Ventajas de utilizar un software ISO online frente al uso de plantillas u otras soluciones

Las herramientas online para la implementación de normas ISO, gracias a sus funcionalidades, ofrecen múltiples beneficios. Veamos algunas de las ventajas de utilizar un software ISO online:

• Ofrecen administración de riesgos, gestión de incidentes y manejo de no conformidades, entre otras.
• Suelen ofrecer además gestión documental.
• Gracias a la capacidad de almacenamiento en la nube, una solución online para gestión ISO permite acceder desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, sin que el programa tenga que estar instalado en el ordenador, PC, móvil o tableta que se esté utilizando.
• Una de las ventajas de usar un software ISO online que mayores beneficios reporta, es la capacidad para que muchos usuarios trabajen en forma simultánea, sin limitación, en un mismo proyecto.

Kantan – un software online que ofrece ventajas y funcionalidades para la gestión de proyectos ISO

Gestión documental en Kantan

Kantan incorpora el gestor documental y Workflows, que optimiza esta labor en tres etapas:

1-) Elaboración de los documentos.

2-) Revisión de los documentos.

3-) Aprobación de los documentos.

La mejora continua en Katan

La mejora continua, requisito esencial en las nuevas normas ISO, es una de las características principales de Kantan. Entre otras funcionalidades, Kantan nos ofrece:

1-) Registro y revisión de hallazgos.

2-) Análisis de causa.

3-) Definición y ejecución de un plan de acción.

4-) Verificación de los resultados del plan de acción.

Gestión de Calidad en Kantan

La solución plantea las siguientes funcionalidades para la atención de Gestión de Calidad:

1-) Elaboración de mapas de procesos con la posibilidad de definir sub-procesos.

2-) Establecer permisos de acuerdo con los niveles de autorización: Administrador, Propietario del Procesos y Lector.

3-) El software Kantan pemirte vincular a cada proceso, documentos, normativas u otras aplicaciones.

Al evaluar las ventajas de usar un software ISO online, no podemos dejar de considerar Kantan como una de las mejores opciones disponibles en el mercado. Si crees que Kantan puede apoyar en forma eficiente la gestión de proyectos ISO en tu organización, por favor contacta con uno de nuestros consultores.