Adquirir un software ISO: señales que advierten que el cambio es necesario

Muchas organizaciones piensan en adquirir un software ISO para automatizar la gestión, mejorar los indicadores de rendimiento, liberar tiempo para sus empleados y eliminar la posibilidad del error humano. Sin embargo, a veces la decisión se posterga y terminan por surgir ciertas señales inequívocas que indican que ese momento de adquirir un software ISO ha llegado.

Tomar la decisión a tiempo puede representar ahorros importantes. Por ello, es preciso estar atento a los síntomas que advierten de que ya no se puede posponer la decisión de adquirir un software ISO.

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Señales que indican que es preciso adquirir un software ISO

La necesidad de poner solución a problemas planteados por el uso de hojas de cálculo, informes en papel o procrastinar con objetivos importantes no es el único aviso de que ha llegado el momento de adquirir un software ISO.

Estas son algunas de las señales más recurrentes en este sentido:

Se dejan de realizar tareas importantes

Los empleados intentan ponerse al día, pero los objetivos no se logran y son muchas las tareas que figuran sin realizar. De este modo, quedan afectadas las metas y los indicadores de sistemas de gestión críticos, como el de calidad, medio ambiente o seguridad y salud en el trabajo.

Es posible que, incluso, las auditorías o inspecciones se retrasen o dejen de realizarse, lo que significa una operación de los sistemas a ciegas con las previsibles consecuencias.

Los empleados pierden tiempo en tareas repetitivas y rutinarias

Buscar un documento, verificar que esté actualizado, archivar documentación, realizar registros de datos repetitivos, corregir errores…; todas ellas son tareas que pueden consumir hasta dos días a la semana del tiempo de los trabajadores, y, generalmente, también están atrasadas.

Evidentemente, esto significa que no hay tiempo para proyectar, planificar, o diseñar planes de mejora.

Incidentes, accidentes o no conformidades cuestan dinero a la organización

Cuando los problemas empiezan a pasar factura, es cuando se logra obtener la atención de la alta dirección. Esto es lo que sucede cuando a causa de no contar con un software ISO, se presentan accidentes de trabajo, incidentes ambientales, no conformidades de calidad, con los previsibles costes que implican.

Existe una alta rotación de trabajadores

Algunas organizaciones tienen una rotación de empleados considerable, a veces dentro de la propia empresa. Este tipo de organizaciones tienen muchos problemas hasta que los nuevos asumen plenamente las responsabilidades en uno u otro sistema de gestión.

Esto produce paralizaciones y demoras que finalmente se traducen en inoperatividad en el sistema. Adquirir un software ISO, que mantiene documentos adecuadamente organizados en una plataforma centralizada y procesos perfectamente estructurados de acuerdo a la norma correspondiente, ayuda a cerrar la brecha que se presenta entre los empleados que dejan un puesto y los que lo asumen.

El modelo de gestión no escala con la organización

El crecimiento genera problemas cuando la estructura de los sistemas de gestión no tiene la capacidad de escalar en la misma proporción que la empresa. Esto se evidencia en la dificultad para administrar datos y la imposibilidad de procesar hojas de cálculo a diario.

Los errores que se pueden cometer pueden representar procesos de retrabajo, costes en tiempo y dinero e incluso accidentes graves, cuando se trata de un sistema de seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo.

Al encontrar estos signos, adquirir un software ISO se vuelve fundamental, y en esa tarea hemos de asegurarnos de que el software es capaz de cumplir con las necesidades que se plantean en la organización.

Kantan, el software ISO que cubre las necesidades de los sistemas de gestión

Kantan es un software diseñado para la gestión ISO eficiente y se basa en los requisitos de los estándares ISO 9001 para el sistema de calidad, ISO 45001 para el sistema de seguridad y salud en el trabajo e ISO 14001 para el del medio ambiente. De este modo, asegura cubrir las necesidades de gestión de cualquiera de estos sistemas o de su integración.

Además, Kantan es un sistema en la nube, con lo que ofrece un acceso permanente desde cualquier lugar y dispositivo. Pero también, al contratarlo pagas solo por lo que necesitas, según el plan de precios que se adapte mejor a tu organización.

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