Implantar software ISO con éxito: obstáculos a superar en la práctica

Al implantar software ISO en una organización, solemos centrarnos en los beneficios y creer que se han allanado todos los obstáculos. Imaginamos que, en adelante, todo será la deseada mejora continua. Sin embargo, no siempre es esto lo que sucede.

En la práctica, no todos los empleados están dispuestos a usarlo, otros no lo hacen de forma correcta y se escuchan algunas críticas y comentarios negativos. No obstante, implantar software ISO es una excelente opción para mejorar la gestión y optimizar los procesos si sabemos solucionar los obstáculos que pueden surgir.

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Los problemas que se presentan en la práctica al implantar software ISO

Los problemas que surgen son hasta cierto punto normales y suceden en prácticamente todas las organizaciones que optan por implantar software ISO. Y lo que ocurre en la mayoría de ellas es que logran superarlos sin rendirse ni dejar a un lado su herramienta tecnológica. Estos problemas comunes son:

Falta de soporte del área de TI

Muchos de los problemas que se presentan con un software de gestión ISO no atañen al desarrollo de la aplicación o sus funcionalidades. Se trata de problemas operativos relacionados con los ordenadores o los dispositivos que utilizan los usuarios para acceder al software.

Por supuesto, los empleados necesitan apoyo especializado que venga del departamento de TI. Pero esto no siempre es fácil, sobre todo en organizaciones complejas y de gran tamaño. En ocasiones, cuando los encargados del soporte llegan a prestar la ayuda, el empleado ya ha optado por olvidar el asunto y continuar con sus labores a la usanza anterior.

La solución, por supuesto, parte de concienciar al equipo de TI. Deben tener clara la importancia del proyecto y la prioridad que han de dar a cualquier requerimiento hecho por un empleado en relación a las dificultades para acceder o utilizar la solución.

Para el empleado es solo una herramienta más

Otra situación muy común, en organizaciones que han decidido implantar software ISO, es que los empleados, de forma proactiva, han acudido con anterioridad al uso de aplicaciones o herramientas para automatizar a medias sus tareas.

Entonces, cuando la organización les comunica que ha contratado un software de gestión ISO, piensan que es una aplicación que viene a complementar el trabajo de los recursos que ellos han venido utilizando, entre los cuales seguro se encuentra Excel o Google Drive. Pueden tender a conservar esos recursos y combinarlos con la nueva herramienta, sin darle el protagonismo apropiado. Al final, commutar entre aplicaciones genera una mayor complejidad en el proceso y el empleado termina desalentado con respecto a la nueva solución.

La solución es advertir sobre la necesidad y la obligación de centralizar las tareas única y exclusivamente en el nuevo software desde el comienzo, a todos empleados que tienen responsabilidades en los diferentes sistemas de gestión.

Desconocimiento del software y de la forma de operarlo

Por supuesto, el desconocimiento del software hace que el empleado no lo utilice. Todos los programas, por fáciles que sean de usar, requieren que los empleados pasen por un proceso de capacitación que les permita conocerlo y resolver dudas. Y esto debe ser así, especialmente, cuando se trata de aplicaciones que ofrecen muchas y muy interesantes funcionalidades.

Apatía hacia el cambio o que este se produce demasiado rápido

La automatización de la gestión ISO puede alcanzar por sorpresa a los empleados que tienen responsabilidades en alguno o varios de los sistemas. Este es un error de la organización, que debería socializar el proyecto, comunicarlo, compartirlo, e incluso, hacer partícipes a los empleados del proceso de selección de la solución ideal.

Algunos empleados tienen miedo al cambio. Otros, muy satisfechos con los resultados que han alcanzado en hojas de cálculo, no ven la necesidad de acudir a nuevas herramientas. Todos estos son obstáculos que solo se pueden superar con la comunicación y haciendo que los empleados se integren en el proceso de elegir un proveedor del software.

El software es difícil de utilizar

Ante este problema, lamentablemente tendremos que declarar que la organización se ha equivocado al escoger la solución y es probable que la única opción sea elegir otro proveedor de software ISO.

Es posible que, con esfuerzo, capacitación y un apoyo decidido del actual proveedor, el problema se supere. Pero siempre será de forma temporal. Tendríamos que conservar los empleados para siempre y no cambiarlos de área o de ubicación, para que el problema no se evidencie nuevamente.

Kantan, software ISO basado en la nube fácil de usar

Las organizaciones que eligen Kantan no tienen por qué preocuparse de este último problema, gracias a que se trata de una solución intuitiva, fácil de utilizar y que cuenta con el soporte necesario. Además permite automatizar la gestión ISO basada tanto en ISO 9001 como en ISO 14001 e ISO 45001.

Supera los obstáculos a la hora de implantar software ISO eligiendo el plan de Kantan más apropiado para tu empresa.

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