Por qué deberías dejar de hacer el control de calidad utilizando Excel

No hay duda de que Excel es un aplicativo muy útil. De hecho, es difícil encontrar una organización en el mundo que prescinda de la joya de la corona del paquete Office. Pero gestionar el control de calidad utilizando Excel, no es la mejor idea en el momento.

¿Por qué? Existen varias razones. Pero antes de profundizar en ellas, vale la pena considerar que efectuar el control de calidad utilizando Excel, no es la única actividad que hoy no se recomienda. La contabilidad, por mencionar un ejemplo concreto, en los albores de las hojas de cálculo, obtuvo grandes beneficios de este tipo de aplicaciones, pero hoy, es difícil pensar que exista una organización que lleve su contabilidad en Excel.

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Esto no significa por supuesto, que Excel no sea una herramienta, la mejor hoja de cálculo en el mercado y en las últimas dos décadas, no sea una solución tecnológica completa, versátil y eficaz… para muchas labores, pero no para el control de calidad. ¿Por qué? Veamos:

Razones para dejar de hacer control de calidad utilizando Excel

Muchas organizaciones que hacen control de calidad utilizando Excel, presentan pérdidas de productividad e ingresos, y son más permeables al error. Estas son algunas de las razones:

Pérdida de tiempo y productividad

Es difícil calcular cuánto tiempo utilizan los profesionales de la calidad y los empleados que tienen responsabilidades en el Sistema de Gestión en tareas manuales mientras cumplen con sus tareas. Pero sabemos que son cifras significativas. Es verdad que Excel tiene funcionalidades excelentes, pero, definitivamente, no hace nada en forma automática. Por lo que es habitual que se pierda un tiempo valioso en la manipulación de datos o la importación/exportación de datos y archivos. 

Tal vez lo que causa más retrasos y pérdidas de tiempo, aparte de realizar labores repetitivas una y otra vez, es que, para poder utilizar la hoja, el empleado o profesional que quiera hacer cambios en una celda, debe esperar a que él que la está usando en el momento termine.

Otro ejemplo de la pérdida de productividad y tiempo es que si un empleado trabaja en una copia de la hoja, sin conexión a Internet, estos cambios solo afectarán el documento compartido cuando el usuario se conecte nuevamente a la red.

Esto no sucede cuando se utiliza un Software de Gestión ISO basado en la nube. Este tipo de soluciones, están diseñadas para la colaboración, de forma que los empleados se pueden centrar analizar la información que contienen los datos en lugar de dedicar el tiempo a manipular o compartir datos.

Exposición a graves errores

Las estadísticas nos dicen que todos los documentos más de 200 filas – que son pocas para un documento de gestión de la calidad -, contienen al menos 3 errores graves. De hecho, un estudio de MarketWatch encontró que casi un 90% de las hojas de cálculo de Excel contienen errores.

Los errores son comunes en Excel porque los datos no se integran con otros sistemas y no se actualizan automáticamente.

Hablamos de errores matemáticos, o de lógica matemática, derivados de un razonamiento erróneo en la configuración o simplemente de la elección errónea de una celda al programar una fórmula.

Dado que no hay un control de versión incorporado, el seguimiento de los errores en Excel puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Para muchas organizaciones es frecuente encontrar que cuándo se requieren datos, diferentes equipos reporten diferentes datos sobre el mismo cálculo a realizar.

En cambio, apoyar la gestión de la calidad en un software centralizado garantiza que todos los miembros de la organización actúan sobre los mismos datos e información a la hora de tomar decisiones importantes. 

Retomando nuestro ejemplo sobre la contabilidad, hace un poco más de 30 años, Fidelity, una importante compañía de inversiones norteamericana, realizaba muchos de sus procesos contables utilizando hojas de cálculo. En uno de esos reportes, apareció una utilidad de 2.600 millones de dólares, y con base en esa información se pagó un dividendo de 4,32 dólares por acción. Revisada la información, se estableció que se presentaba una pérdida de 1.300 millones de dólares. Los dividendos, ya habían sido pagados.

Esto no hubiese sucedido, si Fidelity hubiese contado en ese momento con un software basado en la nube y su equipo hubiese trabajado de forma colaborativa y con información centralizada y actualizada.

Falta de comunicación

Cómo ya advertimos, cuando muchas personas utilizan la misma hoja de cálculo, los errores son inevitables. El entrenamiento es esencial para el uso de cualquier sistema, pero la diferencia entre las hojas de Excel y otro tipo de software, es que el uso de las primeras está sujeto a la formación, la interpretación o lo que entienda el empleado, que bien puede ser totalmente opuesto a la comprensión de otro.

Por otra parte, Excel cuenta con herramientas para proteger la información. Sin embargo, si se hace uso de estos mecanismos, simplemente los empleados o los profesionales de la calidad no podrán acceder a las hojas de trabajo, ingresar información o modificarla cuando sea necesario.

Falta de seguridad

Las organizaciones que hacen control de calidad utilizando Excel no protegen las hojas de trabajo con contraseñas. Además, las hojas no se bloquean después de un determinado periodo de tiempo sin uso. La información personal y profesional es fácilmente accesible, si alguien utiliza el ordenador. Hay pocos o ningún dispositivo de seguridad en una hoja de cálculo.

Los programas de gestión ISO basados en la nube, están protegidos con contraseñas, y asignan niveles de acceso de acuerdo al perfil de cada empleado. Además, se cifra la información confidencial.

Kantan – Software de Gestión ISO basado en la nube

Abandonar el control de calidad utilizando Excel no es una decisión fácil para las organizaciones que han desarrollado una cultura de trabajo basada en esa aplicación. Pero, en la práctica si lo es.

Sin duda, si un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Excel ha logrado producir algún resultado positivo, al migrar a un Software de Gestión ISO basado en la nube, los resultados serán significativos.

Kantan es una solución tecnológica basada en la nube que permite automatizar la gestión de sistemas basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Elige el plan que mejor se adapte a tu organización y comienza en en pocos pasos sin complejas instalaciones.

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