Cómo automatizar procesos de negocio de forma eficiente

La transformación digital ya no forma parte del futuro. Es el presente. Las organizaciones utilizan plataformas para automatizar procesos de negocio y, así, lograr mejoras constantes en la producción y en las tareas administrativas.

En una de nuestras recientes entradas, resaltamos los beneficios que se obtienen al automatizar procesos de negocio de forma eficiente. La automatización ofrece seguridad, disminuye la posibilidad de error humano, agiliza la producción, mejora la calidad y es un factor determinante en el camino hacia la excelencia. De este modo, la organización obtiene mayor competitividad y liderazgo en su sector.

Pero sabemos que no todas las organizaciones están familiarizadas con este tipo de tecnología. Por ello, hoy retomamos el tema, presentando  4 pasos que sirven como guía para  automatizar procesos de negocio de forma adecuada.

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¿Por dónde empezar a automatizar procesos de negocio?

A la hora de comenzar a automatizar procesos de negocio hemos de plantearnos qué camino seguir para que la automatización resulte exitosa en nuestra empresa. Estos son los 4 pasos que te guiarán en ese proceso:

Paso 1: Conocer las áreas más críticas y crear un plan de acción

Empezamos por las áreas en las que se producen retrasos, olvidos y dificultades para la ejecución normal de los procesos. La mejor forma de identificarlas es entrevistando a los responsables de los procesos en todas y cada una de las áreas de la organización.

Podemos generar listas de comprobación, cuyos resultados serán muy útiles para definir los factores a tener en cuenta a la hora de elegir la herramienta idónea para automatizar procesos de negocio en la organización.

Por ejemplo, las áreas contables, jurídicas o financieras, suelen producir incumplimiento de obligaciones fiscales, vencimiento de términos legales, extravío de documentos, etc. Esto revela la necesidad de que el sistema centralice la información, automatice recordatorios de envíos y produzca alertas para organizar el flujo de documentos. Se evitarán así sanciones, mejorará la productividad y aseguraremos la conformidad de la organización con los estándares de gestión internacionales.

Paso 2: Involucrar a todo el equipo de trabajo en el proyecto

Instruir a todos los empleados sobre la importancia de automatizar procesos de negocio y hacer que los equipos de trabajo lo vean como un aliado, allanará el camino de la implementación.

Los empleados necesitan involucrarse y comprometerse con el proyecto de automatización si deseamos que este sea exitoso. También necesitan conocer la forma de utilizar las nuevas herramientas y sentirse cómodos con ellas. Por ello, un software fácil de usar e intuitivo se convierte en la mejor opción. Con él, evitarás dedicar excesivos recursos para que aprendan a usar una herramienta difícil que nunca resultará lo suficientemente atractiva para ellos.

Paso 3: Pensar en las posibilidades de integración

Uno de los mayores beneficios que se encuentran al automatizar procesos de negocio es la posibilidad de integrar las herramientas. Además de sustituir las actividades humanas por tareas operativas, la integración de herramientas ofrece varias ventajas:

• Control de tareas eficiente.
• Operaciones estandarizadas.
• Información con flujo ágil y transparente.
• Integración entre departamentos.

Con equipos diferentes trabajando juntos, las posibilidades de alcanzar los resultados son mucho mayores. Además, hay menos interferencia en las comunicaciones entre departamentos, ya que todos están alineados en la misma plataforma.

Paso 4: Involucrar la gestión ISO al automatizar procesos de negocio

La conformidad con las normas ISO, especialmente con las de calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001), y seguridad y salud en el trabajo (ISO 45001), es un elemento de gran importancia para tener en cuenta a la hora de automatizar procesos de negocio.

Es importante verificar que la solución tecnológica elegida pueda automatizar la gestión de los sistemas implementados o por implementar en la organización. Y también hay que considerar que se pueda integrar con facilidad con plataformas comerciales o de producción.

Automatizar procesos de negocio y gestión ISO con Kantan

Kantan es una solución tecnológica avanzada, que permite automatizar la gestión de sistemas basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Se trata de una solución que centraliza la información y resulta fácil e intuitiva. Contratarlo es el siguiente paso en el camino de la automatización para la gestión ISO. Consulta los planes de precios, escoge el más adecuado para tu organización y empieza a disfrutar de los beneficios de automatizar procesos de negocio.

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