3 Mejoras críticas para tu programa de auditorías internas

La forma más aceptada para identificar peligros, en un sistema de gestión ISO, es implementar un programa de auditorías internas. La autoevaluación resulta esencial para una organización que desee conocer los riesgos a los que está expuesta y si estos están bajo control. Así, un programa de auditorías internas se convierte en una herramienta fundamental para la organización.

En muchos casos, las auditorías son requeridas por alguna normativa gubernamental. Pero ya sea que se trate de una ley o del cumplimiento de la norma ISO, lo cierto es que las auditorías internas responden a algo más que marcar unas casillas de conformidad.

Entendiendo la importancia del programa de auditorías internas, surge la pregunta de cómo se puede mejorar. Hoy hacemos referencia a tres mejoras críticas que, sin duda, llevarán tu programa de auditorías internas a otro nivel.

3 Mejoras críticas para un programa de auditorías internas

Por definición, es normal que un programa de auditorías internas contemple la mejora continua dentro de sus condiciones de operación. No se concibe de otra forma si sabemos que el objetivo principal para realizar una auditoría interna es cumplir con el requisito de mejora continua.

El siguiente paso lógico, entonces, es identificar problemas dentro del programa e implementar las mejoras respectivas que aumenten la eficiencia y potencien los resultados de las auditorías internas. Veamos cómo esto se puede llevar a cabo:

1. Optimizar las listas de verificación para las auditorías

¿Cuándo fue la última vez que revisaste las listas de verificación utilizadas en las auditorías? No caigas en la típica excusa de que “el negocio no ha cambiado”. Los resultados de las auditorías serán tan útiles como las preguntas que se hacen.

Asegúrate de recopilar la información precisa. Las listas de verificación permiten hacer preguntas clave, pero no debemos permitir que el equipo de auditores se limite a resolver los temas enumerados en ellas. Si solo hacemos esto, podemos estar perdiendo la oportunidad de registrar hallazgos que, en ocasiones, resultan más que evidentes, aunque no estén contemplados en la lista de verificación. Y si no están ahí, la conclusión es evidente: la lista debe revisarse y actualizarse.

2. Identificar y priorizar los riesgos

Las auditorías basadas en riesgos son una metodología que utiliza la probabilidad de ocurrencia y el impacto negativo que implica un evento catastrófico. De esta forma se priorizan los riesgos, y la auditoría se conduce de acuerdo con la categoría de cada riesgo.

Se trata de una metodología utilizada en las industrias petrolera y química, donde los riesgos suelen ser muchos y muy altos. Sin embargo, cualquier sector de la economía puede beneficiarse de ella, incluso tu programa de auditorías internas.

Identificar donde se encuentran los niveles de riesgo más altos en la organización sin duda te ayudará a conducir la auditoría y a determinar las prioridades de inspección.

3. Seguir las tendencias

Si aún no defines indicadores para tus auditorías internas, estás perdiendo la oportunidad de identificar tendencias que te indiquen las áreas en donde podrías mejorar el rendimiento en el futuro.

Un ejemplo claro de ello, son las no conformidades que tienen como resultado la implementación de una acción correctiva, en las que, en la siguiente auditoría, notamos que la no conformidad se ha repetido. Esto significa que hay una tendencia al error, a la falla, a la no conformidad con la norma, y, por ende, debe existir una causa raíz que no se ha eliminado.

¿Cómo mejorar tu programa de auditorías internas?

Sistemas basados en papel y hojas de cálculo limitan la capacidad de los auditores para recopilar y analizar datos. También impiden que la organización pueda reaccionar a tiempo, seguir las tendencias e implementar mejoras que eliminen la raíz de los problemas en el momento oportuno.

Sustituir este tipo de gestión por un software específico para la gestión ISO es una forma muy apropiada para mejorar en tu programa de auditorías internas.

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Kantan es una solución tecnológica de alto nivel que cuenta con funcionalidades, entre otras muchas, para definir tu programa de auditorías internas, redactar informes, gestionar la aprobación de los informes y facilitar la gestión de hallazgos.

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