¿Cuánto tiempo puedes ahorrar al automatizar las auditorías internas?

La gestión de la calidad obtiene grandes beneficios de las auditorías internas. Sin embargo, el tiempo es un recurso muy valioso, razón por la cual automatizar las auditorías internas se convierte en una prioridad.

Muchas organizaciones hacen una evaluación juiciosa entre los beneficios que ofrecen las auditorías y los costes en tiempo que implica aumentar el número de ellas. Automatizar las auditorías internas es una forma de optimizar los tiempos y, así, reducir costes.

Consideraciones que debemos tener en cuenta para automatizar las auditorías internas

¿Vale la pena dedicar tiempo a configurar un sistema y automatizar las auditorías internas? Por supuesto estamos seguros de que sí. Sin embargo, conviene que tu organización, basada en sus condiciones particulares, considere los siguientes aspectos:

¿Cuántas veces planeas realizar la misma auditoría en el próximo año?

La frecuencia de la misma auditoría (semanal, mensual o anual) nos indica la necesidad o no de automatizar. Una auditoría efectuada con base en papel o en hoja de cálculo, puede representar menos tiempo y menos costes la primera vez que la realizas. Sin embargo, si tienes la intención de repetir el mismo modelo de auditoría varias veces en un año, asegurarás un atractivo retorno de la inversión al automatizarla.

¿Se ha presentado incumplimiento en el calendario de auditorías?

En muchas organizaciones las personas que programan las auditorías, o las que deben afrontarlas (los auditados), no están preparados porque no recibieron un correo o porque tan solo lo olvidaron. Esto significa reprogramar, enviar nuevos correos, hacer seguimiento, recordar y confirmar la disponibilidad de los auditados.

Automatizar las auditorías internas garantiza que todas las notificaciones estén a tiempo y que sean visibles para todos los interesados, asegurando la realización de la auditoría en la fecha y en los horarios previstos.

Las #AuditoríasInternas garantizan la mejora continua, pero es preciso destinar recursos valiosos, entre ellos, el tiempo. Kantan te ayuda.

¿Cuánto tiempo pasas recopilando información para una auditoría interna?

Las preguntas empleadas son las mismas, el auditor puede ser el mismo y los auditados también; pero siempre será necesario preparar la información y recopilarla. Un software de gestión ISO, que automatice el control de documentos, contará con una biblioteca en la que el auditor tendrá siempre acceso a todos los documentos o archivos necesarios para efectuar su labor, requiriendo solo de conexión a Internet.

¿Has considerado el tiempo que pierde el auditor realizando informes?

Sobre todo, cuando el número de hallazgos es considerable, la auditoría manual se convierte en un verdadero problema. Cuando utilizas documentos en papel u hojas de cálculo para realizar informes de auditoría, esta parte del proceso puede resultar frustrante.

Al automatizar las auditorías internas mediante un software, las acciones correctivas y preventivas se administran mediante flujos de trabajo en los que se asignan responsabilidades, se envían notificaciones y se tiene una visión constante del estado de las tareas que deben desarrollarse.

Las auditorías internas son la herramienta más útil para asegurar la mejora continua de un sistema de gestión, sea este de calidad, medio ambiente o salud y seguridad en el trabajo. ¿Cómo automatizarlas?

Kantan, una solución tecnológica basada en la nube

Kantan es un software ISO que permite automatizar las auditorías internas y la gestión en general en sistemas de calidad, medio ambiente y salud y seguridad en el trabajo.

No requiere instalaciones ni es necesario asumir costes de actualización. Se trata de la solución ideal si buscas automatizar de manera asequible y fácil los sistemas de gestión de tu empresa. Para contratarlo solo has de escoger la opción más adecuada para tu organización.