Qué aporta un software ISO para gestionar no conformidades

Las organizaciones que implementan sistemas de gestión, como ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001, pueden encontrarse con una gran ayuda si utilizan un software ISO para gestionar no conformidades. Esta herramienta, en reemplazo de las tradicionales hojas de Excel, puede evitar serios problemas al gerente del sistema de gestión, agilizar el proceso, y obtener evidentes oportunidades de mejora continua del sistema.

¿Por qué utilizar un software ISO para gestionar no conformidades?

Hoy en día es posible administrar un sistema de gestión de la calidad u otros sistemas de gestión y ejercer un mayor control sobre los procesos, utilizando un software ISO. Así, garantizaremos el cumplimiento de los requisitos y, a la vez, simplificaremos las operaciones. Algunos beneficios de contar con un software ISO para gestionar no conformidades son:

• Facilita controlar fechas: es mucho más fácil hacer un seguimiento de lo que está atrasado si podemos observar las fechas resaltadas en una pantalla de ordenador o por medio de informes precisos emitidos por un sistema confiable. Además, también hay notificaciones que alertan a las personas que tienen tareas atrasadas.
• Informes: obtener tantos informes como se consideren necesarios para evaluar la gestión de una no conformidad se puede lograr con un clic.
• Notificaciones: la falta de comunicación es otro elemento que hace que se dificulte adelantar las tareas. Un software ISO para gestionar no conformidades, envía notificaciones constantes sobre las acciones registradas al responsable y a todos los empleados interesados. No se requiere hacer reuniones continuas, ni avisar uno por uno de lo que se debe hacer. Tampoco es necesario elaborar mails manuales para cada situación.
• Solución de disputas: «olvidé hacer ese trabajo” o “no sabía que era mi responsabilidad” son frases que ya no se escucharán como excusa para el retraso o no cumplimiento de las tareas. Toda acción o tarea destinada a alguien, además del envío de una notificación, genera también una alerta pendiente. Mientras la actividad no se ejecute, permanecerá visible para todos.

Un #SoftwareISO aporta múltiples beneficios en la gestión de #NoConformidades. Conoce hoy los más importantes.

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¿Qué aporta un software ISO para gestionar no conformidades?

Un buen gerente sabe que las no conformidades, antes que problemas en el sistema de gestión, son oportunidades que encuentra la organización para mejorar cada vez más los procesos ejecutados. ¿Cómo contribuye un software ISO para gestionar no conformidades?

• Integrando herramientas: la gestión de las no conformidades se inicia con la investigación de la causa raíz del incumplimiento. Por ello, es necesario que el software ISO para gestionar no conformidades incorpore herramientas que permitan centralizar la información y faciliten la toma de decisiones.
• Elaborando un plan de acción: al registrar las no conformidades y analizar la causa raíz, es posible determinar acciones que seguir. A continuación podremos asignar responsabilidades y ubicaciones en las que tendrá efecto la acción correctiva. Sabremos, por tanto, cuándo y cómo se realizará y cuánto costará.
• Integrando a las partes interesadas: el registro de una no conformidad debe incluir a un equipo que debe ser notificado de todo lo que ocurre durante el proceso de gestión, incluyendo por supuesto la acción correctiva. Si un cliente importante genera una reclamación, además de las personas que tratarán con la no conformidad, es necesario involucrar otros colaboradores que necesitan estar al tanto de la gestión.
• Haciendo seguimiento a las no conformidades y sus acciones correctivas: ¿cuántas no conformidades han sido registradas?, ¿cuántas están retrasadas?, ¿qué personas no han cumplido con las tareas asignadas? Es mucha información y puede ser muy complejo manejarla en una hoja de cálculo. Un software ISO para gestionar no conformidades permite visualizarla en una especie de tablero de instrumentos que nos indica el estado general, o específico, de todas y cada una de las no conformidades abiertas.

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