Cómo funciona el sistema de gestión de documentos de Kantan

El sistema de gestión de documentos basado en la nube de Kantan es una de sus funcionalidades más interesantes y que mayor utilidad presta en la automatización de sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, OHSAS 8001, ISO 45001 e ISO 14001.

Este eficaz sistema de gestión de documentos permite crear registros, adjuntar archivos de cualquier tamaño y formato, crear flujos de trabajo y enrutar un documento a través de las etapas de elaboración, revisión y aprobación.

¿Por qué utilizar un sistema de gestión de documentos en la nube?

Porque así podemos seguir la trazabilidad de los procesos y controlar el registro y las diferentes versiones de los documentos. Esto resulta esencial no solo para el cumplimiento de las normas internas de la organización, sino también para alcanzar la conformidad en estándares internacionales como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

El sistema de gestión de documentos de Kantan utiliza un flujo de trabajo inteligente que permite configurar las fases del documento, los formularios, campos y palabras clave con que han de ser registrados. Esto ofrece una capacidad muy valiosa para que la gestión de control de documentos se alinee con los objetivos de negocio.

¿Cuáles son las características del sistema de gestión de documentos de Kantan?

Al ser una solución tecnológica basada en la nube, Kantan permite disponer de todas sus funcionalidades desde cualquier lugar del mundo en donde exista un dispositivo móvil con acceso a Internet. Por supuesto, su sistema de gestión de documentos no es la excepción. Pero también cuenta con las siguientes características:

Control de cualquier tipo de registro

El sistema de gestión de documentos de Kantan crea procesos para un número ilimitado de registros de cualquier tipo. Las especificaciones, las instrucciones de trabajo o el flujo de trabajo pueden configurarse de tal forma que se cree un enrutamiento único para cada documento o tipo de documento.

Visión panorámica de la gestión de documentos

Utilizando recordatorios y notificaciones, tenemos una panorámica completa del curso de cada documento y podemos asegurar que todos y cada uno de los procesos se completen a tiempo. Así, obtenemos una visión completa del lugar y de quién se encuentra bajo la responsabilidad de cada documento en su proceso de aprobación.

Biblioteca de documentos

El sistema de gestión de documentos de Kantan cuenta con una biblioteca de documentos en la cual se centraliza toda la información. Admite múltiples formatos y relaciona los documentos con los procesos del sistema de gestión.

Enrutamiento, revisión y aprobación de documentos

El flujo de trabajo del sistema de gestión de documentos de Kantan permite determinar cómo, cuándo, y a quién van dirigidos los documentos. Siempre aparecerá visible el estado de un documento, con lo que, ante un error o una demora injustificada en el proceso, será fácil asignar dicho documento a otra persona u otra área.

Revisiones y control de cambios

El sistema permite automatizar la revisión periódica de documentos. El flujo de trabajo de solicitud de cambio asegura que las modificaciones sigan un proceso específico definido por el usuario. Puede posibilitar, incluso, la solicitud de cambios para varios documentos relacionados en un solo flujo de trabajo.

Por supuesto, las revisiones anteriores del documento se guardan automáticamente y solo estará disponible, en primera instancia, la versión actualizada del documento. Esto no significa que las versiones anteriores no se guarden debidamente para conservar la historia o la posibilidad de restaurarlas en caso de ser necesario.

¿Cómo contratar Kantan?

Es muy fácil. Consulta en la sección “Planes de Precios” cuál es el plan que se adapta mejor a las necesidades de tu organización. Puedes escoger un software de Kantan para ISO 9001, ISO 45001 y/o ISO 14001 o integrar la gestión de varios sistemas y disfrutar de una gestión de documentos agilizada desde hoy mismo.