5 Características de un software de gestión de la calidad eficaz

Las organizaciones buscan herramientas de gestión interna que sean capaces de añadir valor a la organización y permitir así mejorar el rendimiento de los procesos. Un software de gestión de la calidad permite controlar costes operativos, valorizar los recursos disponibles, automatizar el control de la documentación y, en términos generales, cumplir con el requisito de mejora continua exigido por ISO 9001.

Las preocupaciones en torno a la calidad han ido evolucionando con el paso del tiempo, y a la par, las expectativas relacionadas con un software de gestión de la calidad. En la década de los 50, por ejemplo, las organizaciones se preocupaban esencialmente por asegurar que el producto final cumplía con los estándares del diseño original.

Hoy, el concepto de calidad incorpora la estrategia de negocios de la organización y contempla factores sociales, políticos, económicos, financieros y tecnológicos, que llevan a las organizaciones a evaluar características definidas en un software de gestión de la calidad para poder calificarlo como eficaz.

Características de un software de gestión de la calidad eficaz

Cada Sistema de Calidad tiene requerimientos que se consideran al momento de elegir un software de gestión de la calidad que se adapte a ese Sistema y que finalmente añada valor que lo haga efectivo.

De acuerdo con esta consideración, deberíamos pensar que existen tantas herramientas con este propósito como organizaciones en el mundo. Aunque hay algo de razón en ello, debemos entender que esto es imposible. Pero sí podemos identificar y evaluar 5 características básicas que no pueden estar ausentes en un software de gestión de la calidad eficaz:

Gestión del Riesgo

El software debe incluir una herramienta de Gestión de Riesgos que permita crear plantillas, aplicar parámetros de riesgos, identificarlos, clasificarlos, evaluarlos y determinar opciones para su tratamiento.

Esto resulta de gran importancia ya que la posibilidad de ver problemas sistémicos e identificar su causa raíz permite hacer los ajustes necesarios para eliminar el riesgo, mitigar su impacto, compartirlo o considerar la posibilidad de tolerarlo.

Otro beneficio de contar con un software de gestión de la calidad que incorpore Gestión de Riesgos, es que es posible integrarlo con un sistema de acciones correctivas y preventivas, lo que nos conduce a una segunda característica clave.

Acción Correctiva

Cuando ocurre un evento adverso, la herramienta de Gestión de Riesgos nos muestra las circunstancias críticas que pueden afectar el negocio de la organización y nos presenta opciones para iniciar acciones correctivas.

Esta funcionalidad es importante porque gracias a ella, es posible clasificar los eventos de acuerdo con su gravedad determinado así el orden en que serán abordados, y no dejar esta decisión al orden de aparición o registro de cada uno de ellos.

Control de la documentación

Es muy importante tener una herramienta que permita hacer seguimiento al ciclo de creación, revisión y aprobación de la documentación. Pero también resulta esencial contar con una ubicación centralizada, accesible y segura para almacenar la documentación de calidad de la organización.

Un software de gestión de la calidad debe ofrecer una ruta para cada documento, asignación de responsabilidades, notificaciones y alertas para los responsables, control sobre los cambios asegurando el archivo de las versiones anteriores y la disponibilidad de la última versión y enrutamiento automático, de tal forma que nada quede al azar.

Movilidad y accesibilidad

La movilidad es una constante en el día a día de muchas organizaciones. Ubicaciones diferentes, algunas de ellas en diferentes países hacen necesario que el programa sea accesible desde cualquier lugar del mundo y en cualquier horario.

La computación en la nube es la solución ideal para satisfacer esta necesidad. El software de gestión de la calidad eficaz, para una organización del siglo XXI es una solución tecnológica basada en la nube, que no requiera instalaciones y a la que se pueda acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Auditorías

Las auditorías internas son el combustible que alimenta la mejora continua de un Sistema de Gestión de la Calidad. La automatización debe ofrecer un plan de auditorías que vaya desde la definición del programa, la ejecución de la auditoría, la redacción de los informes, hasta la gestión de los hallazgos identificados.

Kantan – Software de gestión de la calidad ISO

Kantan es un software de gestión ISO basado en la nube que incorpora funcionalidades para simplificar los procesos y las tareas diarias y recurrentes que implica cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, como el control de la documentación, la elaboración de planes de auditoría, la Gestión de Riesgos, la seguridad y disponibilidad de la información, y por supuesto, el acceso a la plataforma desde cualquier lugar del mundo las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Para obtener los beneficios de esta solución tecnológica que te permitirá alcanzar la conformidad ISO por la vía más eficiente, puedes elegir el plan que mejor se adapte a tu organización y comenzar en pocos clicks.