Cómo controlar el proceso de acciones correctivas con la ayuda de un software

Muchas organizaciones comienzan a entender el papel de la automatización en la gestión de la calidad. La automatización elimina la posibilidad del error humano, característica que se evidencia con mayor claridad en el control del proceso de acciones correctivas.

El proceso de acciones correctivas, automatizado, es más seguro y efectivo, que aquel que depende de correos electrónicos u hojas de cálculo para comunicarse entre departamentos o diferentes ubicaciones.

Aunque las organizaciones reconocen el valor de la automatización en el proceso de acciones correctivas, no están seguras del punto de partida. En nuestra entrada de hoy proporcionamos una guía breve, pero concreta sobre las mejores prácticas para lograrlo.

Proceso de acciones correctivas con la ayuda de un software

La acción correctiva es uno de los procesos de gestión de calidad más críticos, y es requerido por la mayoría de los estándares regulatorios. Sin embargo, no todo proceso de acciones correctivas se crea de la misma forma. La automatización de la acción correctiva proporciona beneficios en las siguientes áreas:

1. Filtro de riesgos: la automatización del SGC permite integrar herramientas de gestión integral de las no conformidades y acciones correctivas, verificando su efectividad por medio de evaluaciones. De esta manera, es posible priorizar las acciones correctivas según el impacto del riesgo, en lugar de hacerlo en forma cronológica. Esto garantiza que los eventos catastróficos no se oculten en la densa maraña de eventos posteriores, pero poco relevantes.

Medir el riesgo es esencial para mantener el control sobre la organización. Si no se puede medir el riesgo, ante un evento adverso crítico, no se implementarán los controles necesarios. Con la automatización, la atención se enfoca en los problemas que podrían tener mayor impacto negativo en la organización, en lugar de permitir que el calendario ordene las prioridades de los riesgos.

2. Elaborar planes de acción: un proceso de acciones correctivas automatizado, incluye la elaboración de planes de acción, destinados a corregir el problema actual, pero también determinar que controles se pueden implementar para prevenir su recurrencia.

Para ello es necesario identificar quién está involucrado con las tareas y notificarlos al respecto. Los planes de acción automatizados incluyen notificaciones y recordatorios que facilitan que las tareas se completen con rapidez. Si el plan se detiene, es posible determinar de inmediato en qué parte del proceso sucedió, y quién es el responsable.

3. Medir la efectividad: un proceso de acciones correctivas automatizado, crea un ciclo cerrado que sigue un camino hasta completar la resolución del problema. El paso final, vital dentro de todo el proceso, es la verificación de la efectividad, que se integra en la automatización de la gestión de calidad.

Verificar la efectividad asegura la eficiencia y aporta confianza y credibilidad en el SGC.

4. Mejorar la trazabilidad de la información: es importante que el proceso de acciones correctivas ofrezca una imagen clara y trazable de principio a fin. Un buen nivel de visibilidad permite compartir todo el proceso, mejorando la gestión de calidad de tal manera que todo el equipo comprenda los problemas de la organización que tienen la capacidad de impactarla, sus causas y sus soluciones.

La automatización hace que los datos se compilen y se ofrezcan como información relevante, pero también permite establecer tendencias y usar la información en la toma de mejores decisiones.

Kantan – Un Software de Gestión ISO online, que permite automatizar el proceso de acciones correctivas

Un sistema de acciones correctivas automatizado conecta varias áreas de negocios a la gestión de calidad y permite vincular a más personas en los esfuerzos por cumplir los requisitos del SGC. Esto ofrece a la organización una imagen completa de la historia de los eventos, desde su detección hasta su corrección y cómo las diferentes áreas se vieron afectadas.

Al seleccionar un software que automatice el proceso de acciones correctivas, es necesario elegir uno que proporcione trazabilidad, que priorice los riesgos según su impacto y que permita verificar la eficacia de las acciones implementadas. Kantan, software de gestión ISO, cumple con estas expectativas, además de contar con otras funcionalidades de interés.

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