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Cómo un Software para sistemas ISO permite trabajar de forma colaborativa
La gestión de calidad es un trabajo de equipo en el que la colaboración es la clave del éxito. Por tanto, un software para sistemas ISO que automatice muchas de las tareas, no solo permite reducir las incidencias, sino que se convierte en una plataforma que propicia la colaboración y agiliza los procesos.
Pero, ¿de qué manera un software para sistemas ISO permite trabajar de forma colaborativa? Analizamos cinco formas en las que este tipo de herramientas puede cumplir ese propósito en una organización, a la vez que contribuye a ahorrar tiempo, dinero y a mejorar los resultados.
Cinco formas en las que un software para sistemas ISO permite trabajar de forma colaborativa
Eliminar el correo electrónico en la gestión ISO
La media de correos que un trabajador recibe es de cien diarios. Este número puede incrementarse dependiendo del nivel de responsabilidad del empleado en la organización.
Una bandeja de entrada saturada dificulta la búsqueda de información y se convierte en un terreno abonado para el crecimiento de fallas, debido a la abundancia de versiones de documentos desactualizadas, la complejidad para encontrar los documentos correctos y la imposibilidad de trabajar en un mismo documento de forma simultánea. A lo que, en muchas ocasiones también se suma la duplicidad de tareas.
El problema es tan grave que hay estudios que aseguran que un trabajador emplea el equivalente a una jornada laboral cada semana solo gestionando su cuenta de correo y tratando de hallar información en ella.
Este es uno de los principales problemas que corrige de entrada un software para sistemas ISO, ya que se convierte en una fuente única de información confiable, a la que pueden acceder todos los empleados y compartir actualizaciones.
Automatizar el enrutamiento
La gestión de documentos va más allá de comunicar una información a un determinado número de personas. Un software para sistemas ISO, gracias a su funcionalidad de enrutamiento automático, colabora en diversas áreas configurando flujos de trabajo personalizados en actividades como las siguientes:
- Revisión de documentos.
- Acciones correctivas.
- Compartir resultados.
Administración de proyectos
Un Sistema de Gestión robusto debe considerar la administración de proyectos y, en este sentido, un software para sistemas ISO simplifica esta administración, gracias a sus funcionalidades:
Gestión de procesos: contar con un Mapa de Procesos ayuda a tener una visión clara de la actividad de la organización, a procedimentar los procesos y a detectar oportunidades de mejora.
Gestión de riesgos: en la administración de proyectos ISO, resulta clave analizar y gestionar los riesgos asociados a los procesos y productos/servicios que se entregan al cliente. Un software para sistemas ISO permite implementar planes de acción y auditorías.
Mejora continua: tras analizar los riesgos, se hace necesario disponer de herramientas para registrar hallazgos, revisar hallazgos, realizar análisis de causa, definir y ejecutar planes de acción así como verificar la efectividad de esos planes.
Agilizar las reuniones
Las reuniones del equipo de trabajo en un proyecto ISO son un factor importante de evolución. Un software para sistemas ISO facilita la colaboración en estas reuniones haciendo que información centralizada y actualizada esté disponible en las distintas ubicaciones de la empresa.
Así como gestionar actas de reuniones que permitan la conformidad con el estándar ISO correspondiente.
Colaboración con los proveedores
La colaboración con los proveedores es indispensable para extender el cumplimiento a toda la cadena de suministro. Entre esas herramientas podemos mencionar:
- Implementación y seguimiento de acciones correctivas.
- Auditorías a proveedores.
- Compartir documentos de forma segura, como especificaciones y diseños.
La colaboración y la comunicación optimizan el trabajo, reducen riesgos y agilizan la implementación de procesos en un proyecto ISO. Un software para sistemas ISO, que automatice gran parte de las tareas rutinarias, puede mostrar la diferencia en un mercado global que se caracteriza por la velocidad y la inmediatez para asignar posiciones de liderazgo en el mercado.
Kantan – Un software para sistemas ISO online que automatiza la gestión y promueve la colaboración
Kantan es un software para sistemas ISO, que permite automatizar la gestión de normas como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 o ISO 45001. Desde 124 USD al mes, Kantan ofrece funcionalidades que facilitan la gestión de documentos, procesos, riesgos y oportunidades, capacitación, satisfacción del cliente, etc.
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