Software de gestión de calidad: 10 formas de automatizar tu negocio

Alcanzar la excelencia operativa es el reto al que se enfrentan las organizaciones para ocupar un lugar de liderazgo en escenarios comerciales, cada día más competitivos. Ya no basta con sobrevivir, ahora es necesario superar las prácticas comerciales estándares y, para ello, un software de gestión de calidad es una herramienta indispensable en ese propósito.

Automatizar tareas cotidianas con un software de gestión de calidad permite optimizar el rendimiento del tiempo y de los recursos humanos y financieros, liberando una buena parte de ellos, para ponerlos al servicio de la estrategia de negocio de la organización.

La automatización de la gestión de la calidad agiliza los procesos y logra que la comunicación sea más estrecha y fluida. Todos los empleados pueden tener acceso a la información necesaria, que se encontrará centralizada en una sola ubicación.

Pero, ¿cómo un software de gestión de calidad permite automatizar tu negocio? Veamos diez formas interesantes para lograrlo:

10 formas de automatizar tu negocio con un software de gestión de calidad

Adiós al papel

La automatización y la producción de informes en papel van en direcciones opuestas. Algunas organizaciones se resisten a abandonar el tradicional uso del papel, pero esa costumbre al final les supone un incremento de costes, dinero y esfuerzo. Un software de gestión de calidad permite eliminar las interminables pilas de papel y reemplazarlas por información digital automatizada, confiable, segura y accesible.

Liberar la bandeja de entrada del correo electrónico

Los registros en papel no son los únicos sistemas desactualizados. Usar el correo electrónico y las hojas de cálculo para gestionar la información, aprobar o revisar documentación ISO y gestionar el sistema de gestión ISO, también lo es. Trabajar de esta forma, ralentiza y desorganiza la gestión con bandejas de entrada saturadas, información que no se encuentra, mensajes ignorados, confusión de versiones de documentos importantes.

Utilizar un software de gestión de calidad permite evitar los anteriores problemas y centralizar la gestión en una herramienta online, segura y colaborativa.

Hacer que los datos trabajen para la organización

Los informes en papel no arrojan resultados concluyentes. Es necesario elaborar cálculos y operaciones matemáticas para obtener datos que sirvan como base para la toma de decisiones. ¿Para qué hacerlo? Un software de gestión de calidad, mediante un proceso automatizado, puede omitir el paso de analizar los números y situarse directamente a la toma de decisiones a partir de informes que ya ofrecen análisis, cálculos y conclusiones.

Los eventos adversos se pueden tratar de manera sistemática

La gestión de la calidad también implica considerar y tratar los eventos que tienen un impacto negativo. La forma de reaccionar de una organización ante la adversidad marcará la diferencia con respecto a sus competidores. Un enfoque automatizado y sistemático, a la hora de atender las no conformidades y las reclamaciones de los clientes, permite avanzar de forma oportuna y eficaz, a diferencia de aquellas organizaciones que aún realizan una investigación manual para cada caso.

Gestionar los riesgos y minimizar el impacto negativo

Un sistema automatizado que incluye herramientas para la gestión de riesgos permite tener una visión global de los riesgos que pueden comprometer los resultados de la empresa. Resulta clave tratar los problemas más importantes primero y verificar que sus controles realmente reduzcan el riesgo.

De esta forma, se evita ‘perder tiempo’ corrigiendo problemas que se podrían haber evitado fácilmente y adelantarse a los impactos negativos / aprovechar los impactos positivos cuando surgen oportunidades (que muchas veces se pierden por la congestión en el trabajo de mantenimiento del sistema de calidad).

Conformar un equipo de trabajo que esté en sintonía

Automatizar el control de documentos y los programas de formación de empleados hace que todos estén informados y, al mismo tiempo, se promueva un estándar de operación en toda la organización. Esto resulta ideal para desarrollar las tareas cotidianas, apoyando la ejecución sistemática y efectiva.

Fomentar el trabajo en equipo

Solo una memoria prodigiosa podría recordar todas las tareas, las notas de una reunión o en el trabajo pendiente sin perder ningún detalle. Las notificaciones, los recordatorios y las comunicaciones automáticas dan prioridad a las tareas más importantes, sin necesidad de verificar manualmente el progreso de cada proyecto. Un entorno de trabajo colaborativo con base en una plataforma ágil de gestión como Kantan refuerza este objetivo.

La seguridad de la información

Invertir en un sistema seguro elimina el problema que representa lidiar con ataques de ciberseguridad. Un sistema en la nube permite automatizar procesos sin preocupaciones de comprometer la seguridad de la información.

El contexto externo

Algunos profesionales de la calidad se preocupan de lo que hace su organización, pero muy poco de lo que le sucede a las partes interesadas externas que la afectan. La automatización de la administración de proveedores garantiza que se cumplan los estándares de calidad en la cadena de suministro, resolviendo los problemas en tiempo real.

Crecer de acuerdo con las necesidades de tu organización

Para contratar un software de gestión de calidad no es necesario pagar por lo que no se necesita, pero sí obtener lo que se requiere. La plataforma Kantan es una solución informática basada en la nube, que puede ser configurada de acuerdo con las necesidades y los objetivos específicos de tu organización, obteniendo así mayores beneficios y evitando costes de mantenimiento y actualización.

Kantan – Software de gestión de calidad que te permite automatizar tu negocio

Kantan es un software de gestión de calidad diseñado para permitirte automatizar sistemas de gestión, entre ellos, los basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001/OHSAS 18001. Esta herramienta ofrece información oportuna, accesible y confiable en todo momento.

Las organizaciones que han contratado a Kantan pueden realizar una gestión ISO intuitiva, ágil y eficiente, que cumple con los requisitos exigidos por las respectivas normas.

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