7 Motivos por los que deberías abandonar un Sistema de Calidad manual

Algunas organizaciones aún gestionan su sistema de calidad utilizando hojas de cálculo, procesadores de texto e incluso formatos en papel para ser tramitados a mano. Abandonar un Sistema de Calidad manual es una decisión que no siempre es fácil de tomar, sobre todo, en organizaciones de menor tamaño.

Si bien para abandonar un Sistema de Calidad manual existen muy buenas razones. En nuestra entrada de hoy, compartimos siete de las que consideramos pueden tener mayor peso para una organización que piense en dar este paso adelante en la modernización y optimización de la gestión de su SGC:

7 razones para abandonar un Sistema de Calidad manual

Disminuir la posibilidad de error humano

A nivel empresarial, los errores están a la orden del día. Algunos de esos errores pueden no tener mayor trascendencia, pero otros, sobre todo aquellos que atañen directamente a la Gestión de la Calidad, pueden impactar negativamente a la organización hasta tal punto, que pueden amenazar incluso la continuidad del negocio.

Abandonar un Sistema de Calidad manual, automatizando la gestión, puede reducir hasta en un 98 % la posibilidad del error humano.

Ahorro de tiempo, que es ahorro de dinero

Si la Gestión de Calidad no se enfoca en obtener los objetivos propuestos en el sistema, porque las personas pierden tiempo valioso buscando documentos, o trabajando con base en versiones desactualizadas, es el momento oportuno de abandonar un Sistema de Calidad manual, automatizando la gestión gracias a un software ISO online.

Aliviar la presión

Es común en muchas organizaciones que los empleados que tienen a su cargo los detalles complejos de los procesos esenciales trabajen bajo mucha presión, y por ello, disponen de poco tiempo para atender las responsabilidades de su puesto de trabajo o para concentrarse en detectar posibles errores en los procesos de calidad.

Por supuesto, automatizar un Sistema de Calidad manual, es una opción adecuada para disminuir o eliminar la presión sobre estos profesionales que, sin duda, están siendo sub-empleados en tareas administrativas en lugar de enfocarse en el análisis y la aportación de soluciones e iniciativas.

Disminuir la probabilidad y el impacto de los riesgos

ISO 9001 tiene como uno de sus ejes centrales el pensamiento basado en riesgo. Esto, que sobre el papel debe suceder en el día a día de la organización, no siempre ocurre así, en gran medida por la falta de tiempo y de las herramientas de análisis de riesgos precisas. Tiempo y herramientas están disponibles utilizando un software de gestión ISO que automatice la administración del Sistema de Calidad.

Cumplir con las expectativas de las auditorías

Las auditorías infunden temor en los empleados y en la Alta Dirección. Las razones son varias. Pero una de ellas es, sin duda, que evidencian problemas con los que la organización no quisiera tratar, y porque indagan sobre el cumplimiento de acciones determinadas en auditorías anteriores.

Un sistema manual siempre estará predispuesto para el error, en tanto que uno automatizado mostrará una tendencia hacia la mejora continua.

Conservar el conocimiento adquirido

En pequeñas organizaciones, gran parte del conocimiento – no solo sobre Gestión de Calidad -, reside en la cabeza de unos cuantos empleados. El conocimiento y la competencia para desarrollar algunos procesos a veces se transmite, pero por lo general, no completan un ciclo normal de transferencia razón por la cual, en el momento de no contar con el empleado se pierden y generan dificultades en el sistema.

La conservación de la información y la capacidad de verificar el estado de cualquier proyecto sin tener que saltar de departamento en departamento, es una de las características principales de un Sistema de Calidad automatizado.

Mejor control de documentos

Tener un lugar seguro en donde almacenar los documentos de trabajo, los materiales de formación y la información sobre incidentes desde el inicio, garantiza que los usuarios de esto documentos no desperdicien tiempo valioso en búsquedas infructuosas, sin hablar de las frustraciones asociadas al desorden y al uso de versiones erróneas o desactualizadas.

Te puede resultar de interés nuestro artículo sobre Software para gestión de documentos ISO: ¿qué características debe reunir?

¿Por qué modernizar el Sistema de Gestión de la Calidad?

Está claro que las soluciones unificadas de gestión de documentos y SGC basadas en la nube resultan indispensables para satisfacer plenamente las necesidades actuales de las organizaciones, cumplir con los requisitos y alcanzar los objetivos de negocios propuestos.

Al administrar auditorias, gestionar riesgos y cumplir con los requisitos de calidad por separado, las organizaciones están haciendo a un lado un importante valor que se deriva de la interconexión de estos elementos entre sí.

Entonces, ¿por qué debería tu organización modernizar el Sistema de Gestión de la calidad?

• Muchas organizaciones identifican problemas derivados de Sistemas de Calidad dispares y fuentes de datos erróneas, convirtiéndose en su mayor reto de calidad.
• Una plataforma unificada y moderna para el Sistema de Gestión de la Calidad, resuelve el problema creando una fuente única de información confiable para todas las partes interesadas.
• Cualquier cambio en los documentos, puede ser comunicado e implementado en forma ágil y rápida todos los interesados.
• Las soluciones basadas en la nube son escalables en forma rápida y no requieren de costosas actualizaciones, lo que significa que siempre estarás usando la última versión.
• Una plataforma en la nube hace que todas las partes puedan colaborar con seguridad desde cualquier ubicación en el mundo, utilizando cualquier dispositivo.

Kantan – ¿Cómo contratar una solución para abandonar un Sistema de Calidad Manual?

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