Crear un mapa de procesos

Crear un mapa de procesos permite obtener una visión integral de los pasos y las decisiones que es preciso tomar en un proceso en particular. El mapa de procesos, también denominado diagrama de flujo, nos muestra el recorrido que debe seguir la información, así como la documentación, y las tareas asociadas a un determinado proceso.

Crear un mapa de procesos, entre otras muchas funcionalidades, nos muestra las relaciones esenciales entre los pasos de cada proceso y entre los procesos que conforman un Sistema de Gestión.

Beneficios que obtenemos al crear un mapa de procesos en una organización

Entre otros, crear un mapa de procesos en una organización, ofrece los siguientes beneficios:

• Ayuda a organizar los procesos.
• Hace que la información resulte visible y evidente para todos.
• Permite comprender los procesos.
• Evidencia los errores y nos muestra las áreas en las que debemos mejorar.

Antes de crear un mapa de procesos

Es importante incluir a todos los involucrados en el proceso. En el ejemplo que proponemos en este artículo, notemos que se tienen en cuenta tres tipos de procesos: Estratégicos, Clave y de Apoyo.

A su vez, el diagrama considera todas las áreas de la organización: Dirección Estratégica, Finanzas, Sistemas de Gestión, Ventas, Compras, Servicio al Cliente, Control de Calidad, Recursos Humanos, Service Planning, Seguridad, Salud, Medio Ambiente, Tecnología e Información, Administración, Mantenimiento.

Es necesario vincular a todas las partes interesadas en los procesos. Desde trabajadores hasta la Alta Dirección, pasando por proveedores, clientes y supervisores. Todos ellos deben entender con claridad cuáles son los objetivos que se persiguen al crear un mapa de procesos, y contribuir con su conocimiento y experiencia de acuerdo con la función que desempeñen dentro de la organización.

Crear un mapa de procesos puede parecer una labor a realizar en un procesador de texto, una hoja de cálculo o alguna aplicación de Office como Power Point. Pero no es así. Utilizar un Software que, entre otras funcionalidades ofrezca el mapeo de procesos, sobre todo cuando está basado en la nube, facilita la labor, a la vez que permite crear, guardar y compartir el trabajo con seguridad.

Cómo crear un mapa de procesos para tu organización

La creación de un mapa de procesos, es un trabajo único en cada organización. Sin embargo, para todos los casos es recomendable seguir algunos pasos básicos:

1-) Identifica el problema que da origen al proceso: establece el proceso que quieres graficar y escribe su nombre en la parte superior.

2-) Especifica las actividades vinculadas al proceso: debes identificar las actividades que, en su conjunto, conforman el proceso, declarando quién la hace, cómo la hace, cuándo la hace, por qué la hace, cómo se verifica que se ha efectuado y quién supervisa la ejecución de la actividad.

3-) Delimita el proceso: en este paso, informas dónde inicia el proceso y dónde termina.

4-) Define los símbolos a utilizar: en este momento empiezas a dibujar tu mapa de procesos. Existe una teoría general de convenciones para ser utilizada en diagramas de flujo o mapas de procesos. Te ayudamos mostrando los principales:

• • • Óvalos: inicio y fin de un proceso.
    • Rectángulo: indica una acción que debe ser efectuada.
    • Flechas: indican la dirección del flujo.
    • Rombos: representan la toma de una decisión. Por lo general, de un rombo se derivan dos flechas. Una indica que se cumple una condición y la otra que no. De acuerdo con la condición, Sí o No, el proceso sigue un curso u otro.
    • Paralelogramos: indican entradas o salidas de información, de datos, de documentos, etc.

Ahora solo es preciso que revises el mapa y verifiques su eficacia. Para ello, debes contar con la opinión de todas las partes interesadas. Es probable que debas seguir este paso dos o tres veces, ya que notarás que pueden faltar algunas actividades u otras pueden resultar redundantes.

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